Bewaartermijnen conceptdocumenten

Beste Zaalberg,

We maken gebruik van de selectielijst om documenten in te delen naar procestype en resultaat.

Dit met oog op het hanteren van de juiste bewaartermijn.

In bepaalde processen kennen we een conceptdocument(en) dat vervolgens wordt vastgesteld.

Voor het definitieve document is het duidelijk waar we dit in moeten delen en hoe lang dit bewaard moet blijven.

Enkele vragen m.b.t. concepten:

• Moet een conceptdocument worden bewaard?
  • Zo ja, vanuit welke overweging?
  • Zo ja, stel dat er meerdere conceptversies zijn van een document, moeten die versies dan allemaal worden bewaard?

Antwoord:

De selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen verplicht alleen bewaartermijnen op procesniveau. Dat betekent dat alle informatie die onderdeel uitmaakt van één zaak/proces dezelfde bewaartermijn krijgt. Technisch gesproken betekent dat ook alle concepten en versies.

Daarnaast geeft de selectielijst de mogelijkheid tot ‘opschoning’ oftewel de mogelijkheid om (onnodige/overbodige) informatie eerder te vernietigen dan de hele zaak. Daaronder kunt u ook concepten en versies van documenten scharen.

Wat u opschoont en op welke termijn, wordt overgelaten aan de organisatie zelf.

Daarbij moet u in overweging nemen welke waarde een concept of een versie heeft binnen een zaak. Versies kunnen laten zien welke inzichten een behandelaar (of behandelaren) had bij het behandelen van een zaak. Indien dat geen meerwaarde heeft voor de zaak waar de versies onderdeel van uitmaakt, dan zal de noodzaak tot bewaren nihil zijn. Andersom zal een versie waarin de (veranderende) denkwijze van de organisatie wordt vastgelegd, belangrijk kunnen zijn om de zaak te kunnen reconstrueren. Dan zal u die versie langer willen bewaren.

Concepten kunnen een rol spelen bij de afhandeling van een zaak/proces. Belangrijk is dat de organisatie een zaak kan reconstrueren. Met name concepten die door het management of een hoger orgaan zijn beoordeeld, zullen noodzakelijk zijn als de organisatie wil nagaan hoe een zaak is verlopen.

In de regel zult u concepten van versies langer willen bewaren. Concepten worden vaak ‘opgeschoond’ als een zaak of dossier wordt overgedragen naar een archivaris (op dit moment dus na 20 jaar conform de Archief 1995, iets wat wordt verkort naar 10 jaar onder de Archiefwet 2027). Versies zijn overbodig en worden vaak maar heel kort of helemaal niet bewaard.