Bewaartermijnen bij vermissing reisdocumenten

Beste Zaalberg,

Voor ons als informatiebeheerders en medewerker Burgerzaken is het niet helemaal helder hoe we de bewaartermijnen moeten gebruiken in ons zaaksysteem m.b.t. de zaaktypen rondom “vermissing reisdocument”. Gaan we uit van bijv. 5 jaar, 11 jaar of 16 jaar? En heeft dit o.a. te maken met het doorgeven van alleen een vermissing? Of een combinatie van doorgeven van een vermissing en direct ook een nieuw paspoort aanvragen? Kan Zaalberg wat meer duidelijkheid verschaffen hierin?

Antwoord: 

De verwerking van de vermissing wordt apart gezien van de aanvraag voor een nieuw reisdocument. Het zijn dus 2 aparte zaken met 2 aparte bewaartermijnen.

Echter, op grond van Bijlage 6 van de Regeling basisregistratie personen dienen bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumentenadministratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen 16 jaar te worden bewaard.

De bijlage maakt dus geen onderscheid tussen het aanvragen, het intrekken of het melden van een vermissing van een reisdocument. Dat lijkt niet helemaal logisch voor de vermissing van een reisdocument, maar doordat de wet daar geen onderscheid in maakt, geldt voor alle processen de bewaartermijn van 16 jaar.