Bewaartermijn vergunningen leggen kabels en leidingen

Beste Zaalberg,

Onder 2.7 van de Geactualiseerde Selectielijst 2012 staat bij voetnoot 9 o.a. “wij adviseren een bewaartermijn van 1 jaar nadat etc etc………..die de laatste 10 jaar zijn afgegeven”.
Vraag: vanaf welk jaar begint “die laatste 10 jaar”?

Antwoord: 

In Structuur in Selectie (2013) van VHIC werd de volgende opmerking gemaakt:

12 VHIC: Rondom de vergunningen voor het leggen van kabels en leidingen adviseren wij een bewaartermijn van 1 jaar nadat de werkzaamheden zijn verricht wat betreft de vergunningen die de laatste 10 jaar zijn afgegeven. Het betreft immers kabels en leidingen van derden en de tekeningen dienen te worden bewaard bij de vergunninghouder en deze informatie is beschikbaar bij KLIC (kabel en leiding informatiecentrum). Op grond van de Wet informatie- uitwisseling ondergrondse netwerken zijn zowel zakelijke als particuliere mechanische grondroerders verplicht een KLIC-melding te doen bij het kadaster. Ook dienen zij ‘zorgvuldig te graven’. Netbeheerders moeten hun belang registreren bij het kadaster en na een KLIC-melding dienen zij correcte tekeningen met hun kabels of leidingen te verstrekken. De aansluiting van (nuts)bedrijven en gemeenten bij KLIC heeft er echter niet voor gezorgd dat er een overzicht bestaat van alle kabels en leidingen, bijv. verlaten en ongebruikte leidingen. Dit betekent dat (historische) informatie rondom vergunningverlening van belang kan zijn. Ons advies is om contact op te nemen en te overleggen met de vakafdeling, zeker waar het ‘oude’ vergunningendossiers betreft.  

Voortschrijdend inzicht heeft er inmiddels voor gezorgd dat er andere adviezen worden verstrekt. Er zijn namelijk twee soorten vergunningen:

• één vergunning voor het geven van toestemming voor het uitvoeren van de werken
• één vergunning voor het mogen hebben van een kabel of leiding in gemeentegrond.

De eerste vergunning kan na 1 jaar vernietigd worden omdat de werkzaamheden dan (meestal) hebben plaatsgevonden en de vergunning daarmee vervallen is.

De tweede vergunning heeft een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen (dat geldt ook voor de huidige selectielijst). Ondanks dat de gegevens in de klic en het Moor-platform zijn terug te vinden, is de gemeente nog steeds verantwoordelijk voor het bewaren van de vergunning zolang die vergunning nog actueel is. Formeel gesproken dienen de vergunningen ook zolang worden bewaard.

Het is echter lastig te achterhalen wanneer een vergunning is vervallen in deze gevallen. Daarom wordt veelal de bewaartermijn van 20 jaar gehanteerd en wordt ervanuit gegaan dat de kabel of leiding na 20 jaar is vervangen.

Het advies om de bewaartermijn van 1 jaar te hanteren geldt daarom alleen nog voor de toestemmingen voor het uitvoeren van werkzaamheden.