Bewaartermijn Veilig Incident Meldingen (Ambulance)zorg
Beste Zaalberg,
Vanuit de ambulancedienst werd de vraag gesteld hoe lang de Veilig Incident Meldingen (VIM-meldingen) bewaard moeten worden. De incidentmeldingen dragen bij aan de systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg. Bij de incidentmeldingen gaat het nadrukkelijk niet om de schuldvraag, maar om kwaliteitsverbetering van de zorg en is een intern kwaliteitsinstrument.
Met behulp van de KNMG-Richtlijn ‘Omgaan met medische gegevens’ ben ik er in elk geval achter dat deze gegevens buiten het patiëntendossier vallen, maar de precieze bewaartermijn van de VIM-meldingen wordt hierin niet benoemd. Ik ben heel erg benieuwd wat deze bewaartermijn precies is, en onder welke categorie van de VNG-Selectielijst dergelijke informatie kan worden ondergebracht.
Antwoord:
Veilig Incidenten Meldingen (VIM) betreft het behandelen van incidenten en bijna-incidenten in de ambulancezorg. Incidenten worden gemeld, geanalyseerd en worden verbetermaatregelen voorgesteld.
De Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organisaties heeft hier geen specifiek resultaat voor. Daarom dient u te kijken naar één van de generieke resultaten. In dit geval wordt een incident geëvalueerd. Daarmee geldt dus proces 4 van de selectielijst (Evaluatie uitvoeren) en het generieke resultaat is 4.1 met een bewaartermijn van 10 jaar.
Daarop kunnen drie uitzonderingen zijn:
- Het is een heel bijzonder incident. Dan kan deze permanent bewaard worden onder de uitzonderingencategorie
- Het is een incident die leidt tot wijziging van beleid van de Veiligheidsregio. In dit geval wordt het incident onderdeel van de zaak over het wijzigen van het beleid en daarmee permanent bewaard blijven
- Het incident heeft betrekking op gevaarlijke stoffen waarbij medewerkers van de Veiligheidsregio (mogelijk) in contact zijn geweest met deze stoffen. In dat geval geldt resultaat 4.1.14 met een bewaartermijn van 40 jaar (na einde dienstverband).
U dient dus goed te kijken naar het effect wat het incident heeft op de Veiligheidsregio.