Bewaartermijn van clientendossiers van een stichting
Beste Zaalberg,
In onze gemeente zijn nog veel slachtoffers van de nieuwjaarsbrand. Deze slachtoffers kunnen gebruik maken van diverse voorzieningen. Hiervoor is een stichting in het leven geroepen, die rijksgelden beheert en uit te keren aan de slachtoffers. De stichting heeft met onze gemeente een dienstverleningsovereenkomt gesloten om zorg te dragen voor de uitvoering. Nu staan wij voor een dilemma mbt de bewaartermijnen van deze dossiers. Volgens de accountant van de Stichting mogen de dossiers na 7 jaar vernietigd worden en volgens de Selectielijst 2020 20 jaar. Onze vraag onder welke bewaartermijn vallen deze dossiers. Het gaat om jaarlijkse aanvragen. De dossiers vallen niet onder de WMO.
Antwoord:
Een stichting is geen overheid en is daarom in de regel niet verplicht om de selectielijst gemeente en intergemeentelijke organen 2020 te volgen. Uitzonderingen daarop zijn gevallen waarbij een stichting een publiekrechtelijke taak of openbare taak uitvoert. In dit geval wordt de stichting specifiek genoemd in het besluit Inkomstenbelasting, schenk- en erfbelasting; diverse tegemoetkomingen bij bijzondere gebeurtenissen. Daarom is het waarschijnlijk zo dat de gemeentelijke selectielijst wel van toepassing is, al is dat niet heel erg duidelijk.
U geeft zelf aan dat de dossiers niet onder de WMO vallen. Op de site van de stichting wordt de WMO wel genoemd (https://www.nazorgvolendam.nl/nazorg-loket/). De WMO als grondslag aanhalen zou een bewaartermijn van 15 jaar (na laatste wijziging persoonsgegevens) betekenen zoals dat op dit moment in de wet wordt aangegeven.
De gelden worden echter verstrekt op basis van de Regeling tegemoetkoming financiële gevolgen in verband met functionele invaliditeit nieuwjaarsbrand Volendam (Stcrt. 2003, 42) en bijdragen op grond van de Regeling tegemoetkoming in kosten nieuwjaarsbrand Volendam II (Stcrt. 2004, 188). Dat betekent dat de WMO (waarschijnlijk) niet van toepassing is. De regelingen zelf bevatten echter geen bewaartermijnen. De selectielijst zelf gaat dan uit van het verstrekken van een voorziening, resultaat 8.1 met een bewaartermijn van 10 jaar na einde verstrekking. In dit geval wordt de voorziening jaarlijks verstrekt en is de bewaartermijn dus 10 jaar na afhandeling.
Enige vraagstuk wat overblijft is of de ondersteuning die de stichting verstrekt, kan worden gezien als hulp die een ‘zorgverlener’ verstrekt. In dat geval is de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) van toepassing met een bewaartermijn van 20 jaar (na laatste wijziging van persoonsgegevens). Ik kan mee voorstellen dat vanuit een hulpverleningsoogpunt moet worden gevolgd welke ondersteuning een slachtoffer heeft gehad en dat dus dossiers langer dan 10 jaar bewaard moeten worden. Zonder inhoudelijk naar de dossiers te kijken, kan ik echter niet zeggen of de WGBO van toepassing is.
Met andere woorden: afhankelijk van de vraag of de dossiers onder de Wgbo vallen of niet, is de bewaartermijn 10 jaar na afhandeling of 20 jaar (na laatste wijziging persoonsgegevens).