Bewaartermijn urgentieverklaring

Beste Zaalberg,

De urgentieverklaring is opgenomen onder proces 8, grondslag 8.1 10 jaar de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject. Nu staat er bij de toelichting op het tabblad ‘archivering’ het volgende: aangezien de urgentieverklaring nooit langer dan een jaar geldig is, is voor een andere waardering gekozen. Deze waardering is 1 jaar. Nu heb ik contact gehad met de collega die de urgentieaanvragen behandeld en zij is het hier niet mee eens om de volgende reden:
Het klopt dat de urgentieaanvraag altijd 1 jaar geldig is maar hij vervalt niet. Dit is inmiddels aangepast in de urgentieverordening. In samenspraak met de aanvrager kan hiervan worden afgeweken wanneer nodig. Na een jaar kan de urgentie worden ingetrokken waarop de aanvrager bezwaar en beroep kan indienen maar ook kan het voorkomen dat er binnen het jaar nog geen woning is gevonden waardoor de urgentieverklaring nog doorloopt. Hier moeten we wel rekening mee houden want dan is de verklaring nog nodig en mag deze nog niet vernietigd zijn. Mijn collega denkt aan een termijn van 5 jaar. Dat zou voldoende moeten zijn.

Hoe kijken jullie hiertegen aan? Mogen wij als gemeente afwijken van de waardering en deze op 5 jaar zetten? Ik wil dit graag weten omdat dit natuurlijk in bepaalde gevallen het geval is en niet voor iedere aanvraag wat inhoudt dat de gegeven dan te lang bewaard blijven. Maar om de archivering per zaak aan te passen is ook geen optie want op het moment van afsluiten van de zaak weten we nog niet of er wordt afgeweken van het termijn van 1 jaar.

Antwoord: 

Ik vermoed dat uw vraag/opmerking te maken heeft met de opmerking van de redactie van het Model-DSP waarin inderdaad staat dat een urgentieverklaring nooit langer dan een jaar geldig is. Online komen wij heel weinig urgentieverklaringen tegen die langer dan 3 maanden geldig zijn.

In uw eigen verordening staat dat een persoon met een urgentieverklaring binnen 8 maanden een woning krijgt met mogelijke verlenging van 4 maanden.

De (aanvragen van) urgentieverklaringen bevatten veel (bijzondere) persoonsgegevens en u moet dus oppassen dat u die gegevens niet (te) lang bewaart.

De selectielijst voor gemeenten geeft een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen. Wij hebben voor een praktische benadering gekozen door een maximale bewaartermijn van 1 jaar te hanteren om er zo voor te zorgen dat de persoonsgegevens op tijd worden vernietigd.

Wij adviseren u dan ook om de gemeentelijke selectielijst wel te volgen en de bewaartermijn van 1 jaar na vervallen te hanteren. 5 jaar lijkt vanwege de bijzondere persoonsgegevens te lang.