Bewaartermijn uitvoering loonbeslagen
Beste Zaalberg,
De bewaartermijn uitvoering loonbeslagen is in de i-navigator bepaald op 5 jaar. Juristen en functionarissen personeelsadministratie geven aan dat na opheffing loonbeslag de gegevens direct vernietigd moeten worden. Daar vind je ook wel artikelen over op internet https://www.rendement.nl/loonbeslag/nieuws/papieren-over-loonbeslag-niet-verplicht-bewaren.html Een grondslag hiervoor wordt niet gegeven en vind ik ook niet in wetsartikelen. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens heb ik naar relevante informatie gezocht. Daar staat het loonbeslag opgenomen in het register van de AP onder personeels- en salarisadministratie met een bewaartermijn van 7 jaar na ontslag https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/ap_verwerkingsregister_dec_2021.pdf
Graag zou ik de motivatie achter de bewaartermijn van de i-navigator willen weten en of er een specifieke wettelijke grondslag voor is.
Antwoord:
Er worden al jaren discussies gevoerd over de bewaartermijnen van een loonbeslag. Vanuit de juridische hoek wordt gewezen op de gevoeligheid van deze gegevens met het advies om de gegevens direct weg te gooien nadat het loonbeslag is vervallen. Vanuit de informatiekundige hoek wordt gezegd dat deze gegevens nog effect (kunnen) hebben op de financiële huishouding en dus 7 jaar moeten worden bewaard.
Hieruit blijkt al dat er geen wettelijke bewaartermijn is voor loonbeslagen. Waar wel iedereen het over eens is, is dat de loonbeslagen afgeschermd moeten worden bewaard en dus ook voor P&O-medewerkers niet vrij inzichtelijk moet zijn.
Bij het opstellen van de selectielijst voor gemeenten is gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar. ‘Direct vernietigen’ werd toen niet als een optie gezien vanwege eventuele bewijslast van de gemeente.
7 jaar verwijst naar de financiële bewaarplicht voor bedrijven en instellingen. Een loonbeslag heeft daar geen invloed op omdat de gemeente sowieso het gehele loon uitbetaalt, aan de medewerker of aan de schuldeiser. Er is daarom gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar, wat aansluit bij de financiële verantwoording die de medewerker zelf heeft. Daarom is onder resultaat 19.1 een verwijzing opgenomen naar beslagleggingen en dat is dus ook de bewaartermijn die gemeenten moeten hanteren.