Bewaartermijn SoZa cliëntendossiers

Beste Zaalberg,

Met welke terugwerkende kracht kan een besluit genomen worden om de bewaartermijn van SoZa cliëntendossiers te verkorten?

In principe gelden wijzigingen in een selectielijst voor archiefbescheiden voor de gehele periode waarin de lijst geldig is. Dus een wijziging van de 1996-lijst in 2012 geldt ook voor archiefbescheiden uit 1996.
Aan de andere kant lijkt het verkorten pas mogelijk te zijn geworden bij de inwerkingtreding van de WWB in 2004. Dan zou je kunnen redeneren dat je vanaf 2004 de bewaartermijn zou kunnen verkorten.

We zien wel dat andere gemeenten ook voor de periode 1996-2004 een besluit hebben genomen om de verjaringstermijn van uitkeringsfraude terug te brengen naar 5 jaar, dus in die zin is het op de een of andere manier mogelijk.

Antwoord:

U verwijst naar de bewaartermijn van 20 jaar die gold onder de oude selectielijst van 1996 (actualisatie 2012) voor de bijstandsdossiers. Deze bewaartermijn was gestoeld op de Wet Boete en Maatregelen waarin de gemeenten ‘gedwongen’ werden om verkeerd verstrekte bijstand, indien van toepassing, van maximaal 20 jaar terug te vorderen. In de selectielijst 1996 was deze termijn opgenomen onder categorie 3.14.01. Toentertijd werd gemeenten al geadviseerd om een besluit te nemen om af te zien van deze langdurige invordering en de vernietigingstermijn terug te brengen naar 7 jaar omdat het (fysiek) bewaren van cliëntendossiers en de financiële gegevens te veel ruimte in beslag nam.

De Wet Boete en Maatregelen is echter in 2006 komen te vervallen omdat het juridisch onmogelijk bleek om bijstand na 20 jaar nog terug te kunnen vorderen en er gerechtelijke uitspraken kwamen die het ingevorderde bedrag beperkten tot de gedurende 5 jaar verstrekte uitkering. Daarmee is in 2006 ook de noodzaak vervallen om de dossiers 20 jaar te bewaren. Technisch gesproken staat de termijn van 20 jaar nog wel in de selectielijst 1996 en dient u zich daaraan te houden, maar praktisch gezien is dat niet meer nodig. Er is dus ook geen uitspraak van B&W meer nodig om af te zien van invordering als de fraude langer dan 7 (of 5) jaar geleden is.

Vanaf 1 januari 2017 geldt een nieuwe selectielijst. Daarin is een bewaartermijn opgenomen van 10 jaar na einde uitkering voor uitkeringen op grond van financiële bijstand.

Wij raden u daarom aan om geen verkorting van de invorderingstermijn toe te passen en in samenspraak met uw archivaris de termijn van 10 jaar uit de selectielijst 2017 ook van toepassing te verklaren op de bijstandsdossiers uit de periode 1996-2016.