Bewaartermijn omzetting grafrechten bepaalde tijd/onbepaalde tijd

Beste Zaalberg,

In het verleden (2018-2019) kwamen er regelmatig aanvragen omzetting grafrechten van bepaalde tijd naar onbepaalde tijd binnen die geregistreerd werden met zaaktype Grafrecht mutatie verwerken, met selectielijst item 19.1 bij afhandeling van de zaak. Bewaartermijn 5 jaar.
In dat stadium van het zaaksysteem was een procestermijn niet ingericht.
In mijn ogen is dat niet juist voor aanvragen waar een beschikking grafrecht verleend is voor onbepaalde tijd. Kunt u mij van advies dienen welk selectielijst item we kunnen gebruiken om die zaken toch voor de eeuwigheid te bewaren?

Antwoord:

In het model-DSP wordt al een tijdje verwezen naar 11.1.2 V 1 jaar na vervallen toestemming.

Het is niet logisch dat hier verwezen wordt naar 19.1, want de gemeente maakt een actieve beslissing om akkoord te gaan met de verlening. Er is dus geen sprake van alleen maar het ‘verwerken van gegevens’. Proces 19 hoort dus niet van toepassing te zijn op dit proces.

Eeuwig bewaren is geen optie. Het wordt wel geïmpliceerd door de term ‘voor onbepaalde tijd’. Maar na het vervallen van het recht is er geen reden om het grafrecht langer te bewaren. De enige manier om grafrecht onder de huidige selectielijst permanent te bewaren, is om het te scharen onder de ‘bijzondere informatie’, maar dat lijkt in dit geval niet echt van toepassing.