Bewaartermijn Intranet, relatie i-Navigator en Selectielijst 2020

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

De i-Navigator plaatst Intranet onder 20.1, communicatie-uiting intern. Zo gebruiken wij ons Intranet ook (wij zijn een gemeenschappelijke regeling). De archivaris is echter van mening dat Intranet blijvend bewaard moet worden omdat deze niet specifiek in de Selectielijst benoemd wordt (volgens de redenering: alles wat niet benoemd wordt, moet blijvend bewaard worden). Gezien hoe mijn organisatie Intranet inzet, vraag ik u om advies hierin. Ik ben voorstander van 20.1. Wat weegt daarnaast zwaarder: de Selectielijst of i-Navigator. Ik ging ervan uit dat laatste genoemde de selectielijst juist heeft opgenomen.

Antwoord:

De hoeveelheid informatie die een gemeentelijke organisatie kan verwerken/opslaan is enorm. Dit betekent dat de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organisaties nooit alle informatieobjecten (of documenten volgens de nieuwe definitie van de Archiefwet) specifiek kan benoemen. Dat betekent dat voor sommige informatieobjecten de selectielijst moeten worden geïnterpreteerd. Dat geldt dus ook voor het intranet.

De selectielijst gaat uit van generieke en specifieke resultaten. Alles wat niet kan worden gewaardeerd onder een specifiek resultaat, valt onder het generieke resultaat. In dit specifieke geval wordt het intranet gezien als een vorm van ‘informeren’ (procestype 20).

Binnen procestype 20 wordt het intranet niet gezien als ‘Onlinecontent ten behoeve van externe communicatie’ (resultaat 20.1.2) en ook niet als een ‘Publicatie met historisch belang’ (20.1.1). Dat betekent dan automatisch dat voor het intranet moet worden verwezen naar 20.1 en dus naar de bewaartermijn van 1 jaar.

Dat wil overigens niet zeggen dat het intranet niet als een te bewaren document kan worden bestempeld. Een organisatie kan ervoor kiezen om één keer in de zoveel tijd een versie van het intranet te bewaren als ‘historisch document’ door dit als een uitzondering op de selectielijst aan te wijzen (paragraaf 1.3 van de selectielijst). Dan bewaren we niet alle versies van het intranet, maar zo af en toe een (bevroren) exemplaar.

Zeggen dat het intranet bewaard moet worden omdat het niet specifiek genoemd wordt in de selectielijst, is een interpretatie van teksten uit de Archiefwet die in deze situatie dus niet opgaat. Conform deze teksten dien je een grondslag te hebben in de selectielijst om iets te kunnen vernietigen en die is er.