Bewaarplicht van CBS-mededelingen over het inwonertal van gemeenten volgens de huidige selectielijst
Beste Zaalberg,
Het vaststellen van het gemeentelijk inwonertal komt volgens mij voor blijvende bewaring in aanmerking. Ik kan dit echter niet terugvinden in de selectielijst. Onder welke categorie valt dit proces of document?
Antwoord:
Het vaststellen van het inwonertal van een gemeente betreft een circulaire c.q. mededeling die jaarlijks door het CBS wordt verstrekt. Het vaststellen van het inwonertal is geen proces dat door de gemeente zelf wordt uitgevoerd.
Onder de Selectielijst 1996 (actualisatie) werd dit document inderdaad aangemerkt als te bewaren. De huidige selectielijst hanteert echter een ander uitgangspunt, namelijk dat van enkelvoudige opslag.
De betreffende gegevens worden permanent bewaard door het CBS en zijn beschikbaar via de databases van het CBS. Het is daarom niet langer noodzakelijk dat gemeenten deze gegevens eveneens bewaren.
In de huidige selectielijst wordt dit document beschouwd als informatie die door het CBS ter kennisname wordt verstrekt.
Gemeenten kunnen er wel voor kiezen dit document permanent te bewaren door een beroep te doen op categorie 1.3 van de selectielijst, de zogenoemde uitzonderingscategorie.
In dat geval beschouwt de gemeente het document als een stuk met een bijzondere historische waarde.
De selectielijst verplicht gemeenten hier echter niet toe, omdat het CBS deze gegevens reeds permanent bewaart.