Bestand id van documenten bij publicatie WOO verzoeken via WOOGLE

Beste Zaalberg,

In onze organisatie maken we gebruik van WOOGLE om onze WOO verzoeken te publiceren. WOOGLE maakt gebruik van verschillende velden die ingevuld moeten worden voordat de zaak gepubliceerd wordt. Hier hebben wij afspraken gemaakt, hoe de velden ingevuld worden. Geen probleem dus.
Echter er worden documenten geüpload vanuit ons zaaksysteem in WOOGLE. De bestandsnaam bestaat uit een uniek documentnummer en daarna .DOC. Deze bestandsnamen worden automatisch gegenereerd door het zaaksysteem. De vraag is: kunnen we hier mee volstaan. De documenten zijn doorzoekbaar en in WOOGLE terug te vinden op inhoud. Anders moet de bestandsnaam handmatig aangepast worden. En in de praktijk gaat dit niet werken.

Antwoord: 

Als ik op Woogle kijk, kan ik inderdaad de documenten vinden van uw gemeente en ik kan specifieke zaken terugvinden.

Zo te zien voldoen de documenten aan de eis uit artikel 2.4 van de Wet Open Overheid dat ze ‘in een machineleesbaar open formaat’ staan. U voldoet aan de eis om de documenten openbaar te maken.

Er zijn echter geen eisen aan de benaming van een document. Strikt genomen voldoet u dus aan alle eisen die gesteld worden.

Uit uw vraag maak ik op dat de naam van een document moet worden opgegeven als een document wordt geüpload. Mijn vraag is of de naam van het document al bij de oorspronkelijke registratie in het betrokken informatiesysteem de juiste benaming heeft gekregen.

Vraag is of namen als ‘Bijlage 1’ of ‘Scan 6 september 2022’ een geïnteresseerde helpen bij het vinden van de correcte informatie binnen een redelijk termijn. De zaak is te vinden, maar om het juiste document te vinden binnen die zaak, moet moeite worden gedaan. Voor zowel de geïnteresseerde als de gemeente zelf is het correct beschrijven van een document een manier om zoektijden te minimaliseren en dus is de vraag of het document bij de initiële registratie een goede, duidelijke naam heeft gekregen. Correcte registratie aan het begin zorgt voor korte zoektijden aan het einde. Dit vraagt echter bewustzijn bij de medewerkers die de documenten registreren en dan ontbreekt vaak of wordt niet gedaan vanuit tijdgebrek, terwijl goede registratie juist tijd bespaart.