Archiveren controlerapporten bij omgevingsvergunning milieu

Beste Zaalberg,

De bewaartermijn van controlerapporten behorende bij milieu is naar mijn weten 20 jaar. De bewaartermijn van de vergunning is “eeuwig”.
Digitaal willen we stukken behorende bij milieudossiers archiveren met het zaaktype wat een “B” als bewaartermijn heeft. Dienen we voor controlerapporten een apart proces in het DSP aan te maken? of adviseert u de controlerapporten te archiveren bij de zaak die te bewaren is (ook al hebben de rapporten een bewaartermijn van 20 jaar)?

Antwoord:

In het verleden werden veel dossiers met milieuvergunningen permanent bewaard. De controles die in die dossiers aanwezig waren werden daarmee ook bewaard, terwijl de waarde van de 95% van de controles te verwaarlozen is.
In de nieuwe selectielijst is ervoor gekozen om een specifieke bewaartermijn op te nemen voor controles van milieuvergunningen, juist om te voorkomen dat grote hoeveelheden controles worden bewaard terwijl de waarde (zeker na 20 jaar) nihil is.
Om de selectielijst te volgen dient u dit dus te kunnen regelen.
Het uitvoeren van controles zijn hele andere zaaktypen dan het verlenen van vergunningen. U kunt de betrokken zaken linken aan elkaar, maar de documenten zijn anders, de bewaartermijnen zijn anders en vaak zijn ook de verantwoordelijken anders. Dat kunt u in een zaaksysteem alleen maar goed regelen door er verschillenden zaaktypen voor in te richten. Het bewaren van controles in de zaak van de milieuvergunning zou betekenen dat u over 20 jaar al die zaken ook weer moet gaan opschonen, iets wat zeer tijdrovend is. In het kader van ‘Archiving by design’ wilt u dat nu al via een zaaktype regelen. U dient dus twee verschillende zaaktypen te hanteren.