Griffie

Beste Zaalberg,

De Griffie wordt binnen de gemeente gezien als een aparte beheereenheid. Dit heeft tot gevolg dat de Griffie ook als een apart archiefvormend orgaan bestaat. Is het noodzakelijk dat er een afzonderlijk Besluit Informatie / Beheerregeling Informatiebeheer genomen moet worden? Geldt dit eveneens voor een archiefverordening? Bij het volledig digitaal gaan van de Griffie, is dan een apart vervangingsbesluit nodig?

Antwoord:

Voor het antwoord op deze vraag verwijzen we u naar art. 30, lid 1, van de Archiefwet 1995: “Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.”
Hieronder vallen o.a. de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de griffie. Een afzonderlijk verordening is niet nodig.
Een aanpassing van het vervangingsbesluit is nodig indien hierin specifiek is aangegeven welke documenten wel of niet vervangen worden.

Op Breednetwerk vindt u aanvullende informatie, zie hiervoor http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-is-verantwoordelijk-voor-een-gemeentelijke-informatiehuishoud?page=3&commentId=2537796%3AComment%3A94374&x=1#2537796Comment94374, http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archief-griffier