Klachtenregeling VHIC Faculty

De VHIC Faculy doet er alles aan om aan de verwachtingen van haar cursisten te voldoen. Toch kan het gebeuren dat je niet tevreden bent. In dat geval kun je daarover een klacht bij ons indienen. Wij luisteren en zoeken graag samen naar een passende oplossing.

In deze klachtenregeling lees je wat wij onder een klacht verstaan, hoe je een klacht kunt indienen en wat wij hiermee doen. Deze klachtenregeling betreft uitsluitend de producten en diensten van de VHIC Faculty.

Artikel 1: begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Faculty: Opleidingsinstituut van VHIC biedt korte open cursussen, coachingstrajecten, maatwerkopleidingen en leergangen, gevestigd te Rijswijk.

klager: Een (ex-)cursist of een werkgever van de (ex)cursist die een klacht heeft ingediend;

klacht: Een formeel kenbaar gemaakte uiting van ongenoegen over een geleverde dienst of een bejegening die de klager in het contact met ons opleidingsinstituut heeft ervaren.

Artikel 2: Indienen van een klacht

De klager dient de klacht schriftelijk in via faculty@vhic.nl ter attentie van de opleidingsdirecteur. Omwille van de privacy van de klager dient de klacht opgenomen te worden als bijlage.
Wanneer de klacht telefonisch of mondeling wordt ingediend, wordt de klager verzocht dit schriftelijk per e-mail te doen.
Wanneer de klacht wordt ingediend bij een ander orgaan dan de in het eerste lid genoemde, verwijst de ontvanger de klager aanstonds door naar de opleidingsdirecteur. De ontvanger is tot geheimhouding verplicht.
De klacht dient binnen 10 werkdagen na de gedraging of na het plaatsvinden van de gebeurtenis te worden ingediend, tenzij de gedraging of gebeurtenis van dusdanige aard is dat een langere termijn gerechtvaardigd is. Of dit het geval is zal worden bepaald door de opleidingsdirecteur.
De klacht dient duidelijk omschreven en volledig te zijn en moet ten minste het volgende bevatten:

– de naam en contactgegevens (e-mail adres en/of telefoonnummer) van de klager

– de dagtekening

– de omschrijving van de klacht (concrete gedraging of gebeurtenis)

– de datum waarop de concrete gedraging of gebeurtenis zich heeft voorgedaan

Het Faculty secretariaat controleert of de klacht volledig is op basis van de criteria in lid 5 en stuurt binnen twee werkdagen na de dagtekening van de klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging. Indien de klacht niet volledig is wordt dit gemeld in de ontvangstbevestiging en wordt de klager de mogelijkheid geboden om de klacht opnieuw in te dienen binnen een termijn van vijf werkdagen.
Indien een klacht na rappellering niet de verplichte onderdelen bevat, of te laat wordt ingediend, wordt de klacht niet ontvankelijk verklaard en wordt dit aan de klager, de aangeklaagde en de opleidingsdirecteur gemeld.

Artikel 3: Vertrouwelijkheid

De VHIC Faculty draagt zorg voor een vertrouwelijke behandeling van klachten.
De medewerkers van het Faculty secretariaat, de docenten en de directie van de VHIC Faculty zijn gehouden vertrouwelijk met persoonlijke informatie om te gaan.

Artikel 4: Afhandeling van de klacht

De opleidingsdirecteur onderzoekt de klacht, eventueel in overleg met de klager en de aangeklaagde.
Indien nodig wordt een hoorzitting georganiseerd waarin de klager en aangeklaagde in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. De klager en aangeklaagde worden in principe buiten elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij de opleidingsdirecteur anders bepaalt. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Het verslag bevat de namen en de functie van de aanwezigen en een zakelijke weergave van wat over en weer is gezegd. Dit verslag wordt ondertekend door de aanwezigen.
De opleidingsdirecteur stelt een gemotiveerd oordeel op over het al dan niet gegrond zijn van de klacht en of naar aanleiding van dat oordeel maatregelen worden genomen en zo ja welke.
De aangeklaagde wordt in de gelegenheid gesteld zich mondeling/en of schriftelijk te verweren tegen de door de opleidingsdirecteur voorgenomen beslissing.
De opleidingsdirecteur deelt het definitieve oordeel mee aan de klager en de aangeklaagde. De termijn hiervoor is uiterlijk tien werkdagen na ontvangst van de klacht. Indien nodig kan deze termijn eenmalig met tien werkdagen worden verlengd. Deze verlenging meldt de opleidingsdirecteur met redenen omkleed aan de klager, de aangeklaagde en de opleidingsdirecteur.
De VHIC Faculty is lid van de NRTO en is daarmee aangesloten bij de Stichting Geschillencommissie Particuliere Onderwijsinstellingen. Indien de klager het niet eens is met de uitspraak kan hij zich wenden tot deze Geschillencommissie. De uitspraak van de Geschillencommissie is voor leden van de NRTO bindend.

Artikel 5: kwaliteitsborging

Alle klachten worden vastgelegd in een klachtenregister ten behoeve van het borgen van de kwaliteit van de VHIC Faculty. Hierbij worden de persoonsgegevens van de klager verwijderd.
Klachten worden vijf jaar na afhandeling uit het klachtenregister verwijderd.
Deze klachtenregeling wordt jaarlijks door de directie van VHIC geëvalueerd.

Artikel 6: Bewaartermijn klacht

De klacht en de afhandeling van de klacht wordt opgeslagen in het persoonlijke cursistendossier. Dit cursistendossier wordt 5 jaar bewaard vanaf de datum waarop de opleiding is afgerond.

Artikel 7: Openbaarheid

De klachtenregeling wordt gepubliceerd op de website van VHIC. Tevens wordt vanuit de studiegidsen en vanuit het Toets- en Examenreglement, alsmede vanuit interne procedures voor het Faculty secretariaat en voor de docenten naar deze klachtenregeling verwezen. Hiermee zijn alle belanghebbenden op de hoogte gesteld van deze regeling.

Artikel 8: Wijziging van het reglement

Deze regeling kan door de opleidingsdirecteur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de klachtencoördinator.

Artikel 9: Overige bepalingen

In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de opleidingsdirecteur.
Deze regeling kan worden aangehaald als ‘klachtenregeling Faculty’.
Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2018