Inspiratiedag RecordsManagementTool 2022

Eindelijk het kan weer! VHIC organiseert een Inspiratiedag RecordsManagementTool. Kom op 2 december 2022 naar het Leonardo Hotel in Breda (voormalig Apollo hotel) en ontmoet vakgenoten die net als u bezig zijn hun digitaal informatie- en archiefbeheer vorm te geven.

Laat u inspireren door de vele mogelijkheden die de RecordsManagementTool, de gereedschapskist voor digitaal informatie- en archiefbeheer u biedt. Wilt u digitaal informatiebeheer onder controle brengen door een praktisch digitaal archief in te richten, zelf een pre-depot te bouwen, bestanden automatisch op te schonen, schijven onder controle te krijgen, of dossiers automatisch te verrijken met metadata? De RMTool heeft in meerdere organisaties zijn praktisch nut bewezen. Steeds meer organisaties ontdekken de handige toepassingen die in de tool bijeen zijn gebracht. Graag laten wij u door onze gebruikers inspireren en laten we hen vertellen hoe zij in de praktijk aan de slag zijn gegaan en welke resultaten zij hebben geboekt.

Voor wie is deze inspiratiedag interessant?

De dag is voor iedereen die interesse heeft in de vele verschillende toepassingen en mogelijkheden van de RMTool binnen hun digitale informatie- en archiefbeheer.

Datum, locatie en prijs
Datum: Vrijdag 2 december 2022
Tijd: 9:30-17.00
Plaats: Breda
Kosten: Deelname is gratis voor organisaties die een licentie hebben op de RMTool*.
Voor organisaties die nog geen licentie hebben, rekenen wij € 199,- per deelnemer (BTW is niet verschuldigd). Wanneer uw organisatie binnen 3 maanden overgaat tot aanschaf van de RMTool krijgt u dit bedrag in mindering op het aankoopbedrag.

* Organisaties die in het bezit zijn van een geldige gebruikerslicentie van de RMTool mogen max. 2 personen van hun organisatie afvaardigen.

Het programma

Vanaf 9.00 | Inloop en registratie

9.30 – 9.45 | Opening door dagvoorzitter Karel van de Mieroop

9.45 – 10.45 | Key-note ‘De informatiemaatschappij van 2025’ door Geert-Jan van Bussel

De ontwikkelingen in de informatiewereld houden maar niet op. Hypes volgen elkaar op en iedere ontwikkeling is de ‘haarlemmerolie’ voor informatiemanagement. Data lakes, blockchain, kunstmatige intelligentie, big data analytics. We moeten er allemaal iets van vinden. Politici vinden het geweldig om die dure woorden te strooien als de oplossing van alle kwalen. Maar tegelijkertijd volgen de ‘schandalen’ elkaar op: mislukkende IT-projecten, foutief uitpakkende algoritmes, onduidelijk beleid en uitvoering, ontbrekende verantwoording en falende governance. Informatiemanagement is ook niet zomaar even geregeld: dat vereist lange termijn visie, vakbekwaamheid, betrouwbare technologie, goede architecturen en infrastructuren en vooral: professioneel gedrag. Common ground kan een basis vormen van zo’n omgeving, als dan wel duidelijk is waar we het over hebben. Wat is bijvoorbeeld ‘bewaren aan de bron’?

10.45 – 11.15 | Koffiepauze (met Belgische koffiekoeken)

11.15 – 12.00 | De rol van de RMTool binnen het project webarchivering door Joep Jacobs (Nationaal Archief)

Joep Jacobs zal vertellen over hoe het Nationaal Archief de RMTool inzet binnen de eigen organisatie bij het project webarchivering. Zij maken daarvoor gebruik van de TopX functionaliteiten van de RMTool en een externe Excel-sheet voor de vulling van de TopX elementen. Joep zal de werkwijze toelichten alsmede de rol van de RMTool hierin.

12.00 – 12.45 | Paneldiscussie over e-mailarchivering onder leiding van Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen)

Emailarchivering is een actueel vraagstuk waar nog geen enkele organisatie dé oplossing voor heeft gevonden. Aan de hand van stellingen zal discussieleider Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen) in gesprek gaan met Anthony van der Wulp (gemeente Hellendoorn) en Eva van den Hurk – van ’t Klooster (RHC Vecht en Venen) over hun visie op de e-mailproblematiek en mogelijke oplossingen.

12.45 – 13.30 | Lunchpauze

13.30 – 14.10 | Inspiratiecarrousel

Keuze 1: Optimalisatie pre-ingest met de RMTool door Peter Stoop (West-Brabants Archief)

Het West-Brabants Archief werkte een proces uit voor het aanmaken van ToPX-bestanden voor Preservica. Hierbij werd gestreefd naar een proces met een zo min mogelijk aantal manuele interventies. Gedurende deze oefening werden in de RMTool heel wat verbeteringen en extra functies toegevoegd die ook voor andere klanten nuttig zijn. Peter Stoop vertelt ons in zijn presentatie er meer over.

Keuze 2: Pre-ingest met de RMTool door Ingeborg Entrop (Drents Archief)

Het Drents Archief is in de periode 2021-2023 bezig met een aantal pilot projecten voor het Drentse e-depot waarbij regelmatig de pre-ingest functionaliteit van de RMTool wordt ingezet. In deze bijdrage wordt kort ingegaan op de ervaringen met deze functionaliteit in pilots over onder meer videotulen, aansluiting van een zaak/DMS-systeem en GIS data.

Keuze 3: RMTool Atelier (VHIC).

Tijdens het RMTool Atelier worden uw vragen over de RMTool beantwoord door onze experts. U kunt uw vraag vooraf indienen via info@vhic.nl maar er kunnen ook vragen worden gesteld tijdens de sessie.

14.10 – 14.15 | Wisselen van ruimte

14.15 – 15.00 | De RMTool in een Microsoft 365 landschap door Rita de Bruijckere (Provincie Noord-Brabant) en Karel van de Mieroop (adviseur VHIC)

Heel wat van onze klanten zijn gestart met een migratie naar Microsoft365. Bij een aantal onder hen is dit proces tijdens de COVID-crisis versneld met veel aandacht voor het online vergaderen en samenwerken. Dat er zowel voor, tijdens als na een migratie aandacht moet zijn voor het analyseren en opschonen van informatie blijkt uit de ervaringen van de Provincie Noord-Brabant en het Vlaams Parlement.

De provincie Noord-Brabant is gestart met de migratie van gedeelde mappen op netwerkschijven naar een Microsoft 365 omgeving. Ze willen niet alles zomaar migreren, maar willen alleen actieve informatie overbrengen. Hiervoor lieten zij een QuickScan uitvoeren met de RMTool, waarbij een medewerker van de provincie een aantal functies van de RMTool uitvoerde. De resultaten werden in de vorm van Excel-bestanden aangeleverd aan VHIC, die deze analyseerde en voor alle mappenstructuren bevindingen en aanbevelingen opstelde in de vorm van een rapportage waar de provincie mee aan de slag kon.

Het Vlaams Parlement schakelde enkele jaren geleden over naar Microsoft 365. Hiervan zijn nu verschillende elementen geïntegreerd, waaronder Teams, SharePoint en OneDrive. In al die omgevingen is er behoefte aan kwaliteitscontrole; ze moeten worden opgeschoond en er moet gearchiveerd worden. Met behulp van de RMTool werd een analyse uitgevoerd op de MS365 omgeving. Deze analyse leidde tot een reeks aanbevelingen (zowel acties die snel uitgevoerd konden worden als lange termijn verbeteringen).

15.00 – 15.20 | Koffiepauze

15.20 – 16.05 | ‘Van dossiers naar onderwerpen’ door Filip Boudrez, ontwikkelaar RMTool

Archivarissen archiveren dossiers, terwijl archiefgebruikers doorgaans informatie over onderwerpen zoeken. Hun informatiebehoefte varieert sterk en wijzigt doorheen de tijd. Dit is niet nieuw, wel dat gebruikers steeds meer gebruiksgemak verwachten en dat de informatie tot bij hen wordt gebracht. Ook datagestuurde organisaties hebben specifieke noden en zoeken oplossingen voor het archiveren van informatie. Heel wat uitdagingen voor archieven willen ze relevant zijn en blijven. Metadata is de sleutel, maar hoe gaan we binnen ons vakgebied hiermee om en hoe verzoenen we dit met onze opdracht om authentieke informatie te bewaren? En welke rol kan de RMTool in dit verhaal spelen?

16.05 – 16.15 | Afsluiting door de dagvoorzitter

16.15 Borrel met Belgisch bier en Hollandse kaas en bitterballen

Aanmelden

Aanmelding voor de Inspiratiedag is heel eenvoudig via het inschrijfformulier. Aanmelden kan tot 30 november a.s.

Deel uw ervaring met ons

Wij zijn op zoek naar inspirerende verhalen uit de praktijk. Heeft u bijzondere resultaten behaald met behulp van de RecordsManagementTool? Of heeft u een werkwijze ontwikkeld die u graag wilt delen met anderen? Laat het ons weten via info@vhic.nl.

Schaf ook een RMTool licentie aan met bijkomend voordeel dat u gratis mag deelnemen aan gebruikersdagen en altijd recht heeft op de laatste versie van de RMTool, zonder bijkomende kosten.