Zivver mails verdwijnen na 90 dagen automatisch

Beste Zaalberg,

In onze organisatie wordt Zivver gebruikt voor veilig e-mailen. Zoals het hoort worden deze e-mails geregistreerd als document in ons zaaksysteem DECOS. Nu komt het voor, vooral bij bezwaarzaken, dat de ambtenaar in JOIN het originele emailbericht wil inzien i.p.v. de geregistreerde email (archiefexemplaar). Maar dat lukt niet meer na 90 dagen, de email is niet meer op te halen. Gevolg is dat men van de originele email een PDF maakt en deze alsnog opslaat in JOIN. Mijn vraag in hoeverre moet je de originele email bewaren, aangezien er een archiefexemplaar is. Het pijnpunt zal we zitten in de bewijslast bij een bezwaarzaak. En dan heb ik het nog niet over de WOO.

Antwoord:

Als organisatie dient u te bewijzen dat 1: Een bericht is verstuurd/ontvangen en 2: Wat dan is verstuurd/ontvangen.

Met andere woorden: u dient te bewaren dat een bericht is verstuurd/ontvangen: dat is vaak het bericht dat Zivver een bericht heeft klaar staan.

Uiteraard wilt u dan ook de inhoud van dat bericht bewaren, met andere woorden: het bericht dat dat gelezen kan worden als de code is ingevoerd. Dit bericht dient u te bewaren bij de zaak. Dat een bericht na zoveel dagen niet meer te lezen is, kan zeker in bezwaarzaken tot issues leiden.

Als het bericht dat gelezen kan worden, wordt bewaard en ook de tijdstippen/data bevat dat een bericht verstuurd/ontvangen is, hoeft het bericht van Zivver dat een bericht klaar staat, niet bewaard te worden.