Zaaktypen Sociaal Domein

Beste Zaalberg,

Bij ons in de organisatie zijn wij bezig met nieuwe systeem X Works voor Sociaal Domein. Er zijn diverse zaaktypen ingevoerd waarvan ik de bewaartermijnen n.a.v. de selectielijst heb doorgegeven.

Zo is er een zaaktype “Aanvraag Bijzondere Bijstand” waarvan bij het resultaat bijvoorbeeld “toekenning” wordt aangegeven. Dat is dan 10 jaar na vervallen. Maar er is ook een zaaktype “Beëindiging Bijzondere Bijstand”. De bewaartermijn is dan 10 jaar.

Mijn vraag is:

Bij de aanvraag kan nog geen bewaartermijn aangegeven worden als dit bij ons binnenkomt. Dit kan pas na beëindiging van de bijstand. Maar als de bijstand beëindigd wordt komt dit in het zaaktype “Beëindiging bijzonder bijstand”. Wat wordt dan gedaan met het zaaktype Aanvraag?

Moeten deze zaken, de aanvraag en beëindiging, gekoppeld worden? Of moet de behandelaar aangeven dat de zaak in “aanvraag… “ ook beëindigd moet worden.

Antwoord:

De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 kent inderdaad een aantal resultaten met een conditionele bewaartermijn: de start van de bewaartermijn is in dat geval afhankelijk van een zogenaamd ‘procesobject’. Wanneer bijzondere bijstand niet eenmalig maar voor een onbepaalde periode wordt verstrekt (bijvoorbeeld om de kosten van een curator, bewindvoerder of mentor te kunnen betalen), dan dient die informatie 10 jaar na beëindiging van de bijzondere bijstand te worden bewaard. Daarbij is de bijzondere bijstand dus het ‘procesobject’.

Op het moment dat de bijstand beëindigd wordt, dient bij de eerder afgehandelde zaak waarin de aanvraag behandeld is (van het zaaktype ‘Aanvraag Bijzondere Bijstand’) de datum te worden ingevuld van de start van de bewaartermijn van 10 jaar. Hoe dit functioneel mogelijk is verschilt per informatiesysteem. In sommige systemen kan de behandelaar dit en in andere systemen zal dat recht zijn voorbehouden aan een functioneel beheerder of een informatiebeheerder. Dat is een vraag voor de leverancier van het betreffende systeem.