WOO verzoek cq Informatieverzoek

Beste Zaalberg,

In het stroomschema actieve openbaarmaking van het Ministerie van OCW staat dat het mogelijk is om een WOO verzoek na overleg met de verzoeker af te handelen als een informatieverzoek. Dit noemt men dan informele afhandeling. In ons zaaksysteem kennen we de zaaktypen Informatieverzoek van derden en WOO verzoek. (Allebei een apart proces) Nu is in de praktijk door onze WOO coordinator een situatie ontstaan, dat zij in overleg met de WOO verzoeker de WOO verzoeken afhandeld als informatieverzoek met het resultaat afgebroken. De gedachtegang is, het is geen WOO verzoek meer is, maar een informatieverzoek. Nu is er een discussie gaande, dat DIV van mening is, dat de WOO coordinator, de Woo verzoeken moet omzetten naar het zaaktype informatieverzoek. Dit wil WOO coördinator niet, want dan raakt ze het overzicht kwijt wat nu een WOO verzoek was. De WOO coördinator ziet liever een aanpassing in het resultaat “afhandeld als informatieverzoek” Echter dit is geen resultaattype in de selectielijst. Wat is wijsheid hierin?

Antwoord:

We weten niet of het juridisch mogelijk om een Woo-verzoek om te zetten naar een informatieverzoek: dat is een vraag die ook nog van invloed kan zijn op ons antwoord.

Dit antwoord is dus gebaseerd op de aanname dat het mag en kan.

Het later aanpassen van een zaaktype heeft nogal wat consequenties, zeker als u eist dat het door een behandelaar wordt gedaan. Wat u dan doet, is (meestal achteraf) de metadata van de zaak en de achterliggende documenten aanpassen. Dat brengt nogal wat risico’s met zich mee en daarom adviseren wij u dat niet te doen.

Aan de andere kant wilt u ook niet dat een zaak die wél is behandeld het resultaat ‘afgebroken’ krijgt.

U kunt het beste de meest praktische oplossing kiezen en werken met het resultaat ‘afgehandeld als informatieverzoek’ en verwijzen naar resultaat 6.1.3 van de gemeentelijke selectielijst.