Welke selectielijst moet ik hanteren voor een dossier uit 2015?

Beste Zaalberg,
Als je in 2017 een dossier uit 2015 wil archiveren wordt in mijn organisatie de regel gebruikt dat je de selectielijst hanteert die in 2015 gold. Volgens mij klopt die regel, maar ik heb ook weleens een andere visie gehoord: je archiveert nu (in 2017), dus je gebruik de regels/selectielijst van nu. Wat is nu correct?

Antwoord
U heeft gelijk: je hanteert de selectielijst die de betreffende periode geldig was. Een dossier, afgesloten in 2015, selecteer je aan de hand van de selectielijst die op dat moment geldend was. Voor uw organisatie is dat de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”.

Een selectielijst geldt voor documenten, opgemaakt of ontvangen vanaf een bepaalde datum, tot en met een bepaalde datum. In dit geval tot en met 31 december 2016.

Als een dossier een looptijd heeft die overlapt, het dossier is bijvoorbeeld aangemaakt in 2015 en loopt door tot in 2017, zal over het algemeen de nieuwe selectielijst worden gevolgd.