Verzamelzaak
Beste Zaalberg,
Is het verstandig om een verzamelzaak te maken van jaarlijks verleende parkeervergunningen aan bedrijven? Moeten ieder jaar opnieuw aangevraagd worden.
Is dat zaakgericht werken?
Antwoord:
Zaakgericht werken is bedoeld om een aantal zaken mogelijk te maken:
Ten eerste dient er met de burgers c.q. bedrijven gecommuniceerd te worden over de voortgang van de aanvraag. Een aanvrager moet in het kader van een transparante overheid kunnen volgen in welke status zijn aanvraag is.
Ten tweede dient de organisatie zo efficiënt mogelijk te werken. Dat betekent dat als bijvoorbeeld het KCC een vraag krijgt van een aanvrager over hoe het staat met zijn/haar aanvraag, het KCC het antwoord kan geven zonder de behandelaar daarvoor lastig te vallen.
Daarnaast wil de organisatie onder andere ook kunnen zien welke aanvragen nog open staan, wat de werkvoorraad van een behandelaar is en over welke aanvragen te lang is gedaan (want dat brengt risico’s, zoals de wet dwangsom, met zich mee).
Aan de andere kant wilt u een behandelaar helpen met het zo snel en efficiënt mogelijk afdoen van een zaak door bijvoorbeeld documentsjablonen beschikbaar te stellen die het typewerk van een behandelaar zoveel mogelijk beperken.
Daar heeft u zaaktypen voor nodig. De definitie van een zaaktype is daarom:
Een zaaktype heeft een gedefinieerd beginpunt en een gedefinieerd eindpunt waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden.
Een verzamelzaak voldoet aan niet aan deze definitie: u kunt nooit de kwaliteit en doorlooptijd van een zaak bewaken (afhandeltermijn, is de zaak volledig, kunnen we een aanvrager informeren, etc.).
Een verzamelzaak zorgt er daarnaast voor dat sjablonen niet goed kunnen worden ingevuld en dat de behandelaar niet tot nauwelijks kan worden geholpen bij het afdoen van zijn zaak.
In de praktijk zien we ook dat verzamelzaken er toe leiden dat deze ‘misbruikt’ worden om niet alleen de vergunningen in te stoppen, maar ook het beleid, losse vragen, circulaires en voorschriften worden er door behandelaars in gezet.
Dat betekent dat bewaartermijnen vaak niet kloppen en dat archiefmedewerkers aan de achterkant de verzamelzaken weer uit elkaar moeten trekken om dit goed te krijgen. Dit is tijdrovend en kost onnodig geld omdat dit vaak acties zijn waar archiefmedewerkers geen tijd voor hebben en waar dus externen voor moeten worden ingeschakeld.
Dat betekent kort gezegd dat een behandelaar het makkelijk vindt en sneller klaar lijkt te zijn, maar de organisatie moet daarna veel tijd en geld investeren om de informatie weer in goede en geordende staat te brengen.
Juist in uw voorbeeld wilt u aparte zaken voor elke aanvraag: Informatie uit voorgaande aanvragen kunnen makkelijker worden teruggevonden en worden hergebruikt in de nieuwe aanvragen (door b.v. zaken te koppelen)
Nog korter gezegd: verzamelzaken zijn (bijna) nooit een goed idee.