Selectielijst voorschriften en richtlijnen

Beste Zaalberg,

Een vraag over de selectielijst. Ik ben bezig met de vernietigingslijst, deze is door de organisatie gegaan ter beoordeling.
Ik krijg een vraag van een afdeling dat de dossiers voorschriften en richtlijnen met verzoek twee jaar langer te bewaren ivm mogelijke raadpleging.
Dit vind ik geen argument en of goede motivatie.
Graag uw reactie met uitleg.

Antwoord:

In de selectielijst worden voorschriften en richtlijnen (opgesteld door een derde) gezien als documenten die vallen onder 19.2 (V 1 jaar). De reden is dat deze richtlijnen en voorschriften bijna altijd online zijn terug te vinden en dus is er geen noodzaak om ze langer te bewaren.
Als een richtlijn of voorschrift wordt gebruikt om nieuw beleid (of verordening) op te stellen, kan ervoor gekozen worden om het voorschrift of richtlijn als onderdeel te zien van de zaak over het opstellen van het nieuwe beleid (of verordening). Dan is de bewaartermijn van die zaak leidend.
Het lijkt daarom niet logisch om voorschriften en richtlijnen langer te bewaren dan noodzakelijk.
Aan de praktisch kant: technisch gesproken kan langer bewaren niet, maar u loopt hier geen risico’s op gebied van de AVG en er geen tot nauwelijks financiële risico’s. 2 jaar langer bewaren zal daarom niet tegen heel veel bezwaren aanlopen.