Selectie archiefbescheiden

Beste Zaalberg,

Een dossier bevat meldingen van incidenten in de kerncentrale Borsele. Meldingen plus bijbehorend rapport worden door de kerncentrale naar de gemeente gestuurd. De meldingen komen uit de periode 2011-2013. Vraag is of dit dossier bewaard moet worden en wat bij vernietiging de grondslag is.

Antwoord: 

Voor de bewaartermijn uit deze periode moet gekeken worden naar de Selectielijst 1966, actualisatie 2012.

Onder categorie 2.9 Toezicht, controle, rapportering, aanschrijving, lastgeving en behandeling wordt gesproken over toezicht of controle op de naleving van wettelijke regelingen met een bewaartermijn van 5 jaar of Bewaren in geval van precedentwerking.

Onder categorie 3 Milieu wordt helemaal niet gesproken over de rapporten die een milieu-inrichting moet aanleveren of iets over incidentmeldingen.

Onder categorie 3.10.2 Rampenbestrijding staat iets over verslagen, onderzoeken en evaluatie van rampen met als bewaartermijn Bewaren

Andere opties vermeld deze selectielijst niet.

Vraag is of deze rapporten onder de rampenbestrijding vallen. Waarschijnlijk worden de rapporten ingeleverd vanwege eisen uit de milieuvergunning en vanuit de toezichthoudende taak die een gemeente heeft. Daarmee zouden deze rapporten het beste onder categorie 2.9 vallen.

Dan komt wel de vraag naar boven of de rapporten langer bewaard moeten blijven omdat het hier gaat over de kerncentrale. Zonder de inhoud van de rapporten te weten en welke actie de gemeente daarop heeft ondernomen, is het lastig te zeggen of een langere bewaartermijn noodzakelijk is. Ook de zwaarte van een incident kan daarop effect hebben.

In de regel wordt hier dus een bewaartermijn van 5 jaar gehanteerd, maar in deze situatie is het waarschijnlijk verstandig om te af te stemmen met de archivaris.