Publicatie raadsstukken op Website
Beste Zaalberg,
Hoelang moeten gepubliceerde raadsstukken op de gemeentelijke website blijven staan en toegankelijk zijn voor het publiek. Het gaat hier ook om bijvoorbeeld de ingekomen stukken voor de raad en memo’s voor de raad. Mogen de stukken na 3 jaar worden verwijderd voor het publiek? De bestanden blijven dan wel in het archief bestaan. En hoelang moet bijvoorbeeld de publicatie van een bouwvergunning of bestemmingsplan op de site blijven staan? Deze vragen komen naar voren omdat, In verband met de invoering van de AVG in 2018, opgenomen persoonsgegevens in documenten moeten worden geanonimiseerd. Voor de invoering van de AVG moesten de documenten op basis van andere wetten ook al worden geanonimiseerd heb ik begrepen. Klopt dat en is een gemeente dan verplicht om de documenten die op de gemeentelijke website 2018 staan ook te anonimiseren.
Antwoord:
Er is nergens een verplichting die zegt hoe lang bepaalde documenten gepubliceerd moeten zijn. Voor beschikkingen en besluiten onder de Algemene Wet Bestuursrecht is het vrij simpel: deze besluiten moeten gepubliceerd worden zodat burgers eventueel bezwaar kunnen maken. Een dergelijk besluit wordt pas rechtsgeldig nadat deze is gepubliceerd. Dat betekent dat de publicatie is dat soort gevallen na 6 weken weer kunnen worden verwijderd. Het feit dat een besluit of beschikking is gepubliceerd (dus de bekendmaking) dient dan wel te worden bewaard door de gemeente.
U moet wel onderscheid maken tussen het publiceren van de bekendmaking en het publiceren van de stukken zelf. Een bekendmaking kunt u dus na 6 weken verwijderen, voor het publiceren van de stukken is geen termijn bekend.
Dat betekent dat de gemeente daar zelf een keuze in kan maken.
Het publiceren van een bestemmingsplan op de website van een gemeente is niet verplicht onder de huidige wetgeving (de bekendmaking wel). Het is vaak een dienstverlening van de gemeente dat het bestemmingsplan wordt gepubliceerd. In deze gevallen geldt vaak dat alleen geldende bestemmingsplanen op de website staan en dat vervallen bestemmingsplannen dus worden verwijderd.
Voor persoonsgegevens bestond ook al onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens de verplichting om geen persoonsgegevens te publiceren indien dat niet noodzakelijk is. Dat is niet veranderd onder de AVG. Aangezien bekendmakingen van bouwvergunningen dus niet langer dan 6 weken online hoeven te staan, bestaan er ook geen gegronde redenen om oudere bekendmakingen waarin (terecht of onterecht) persoonsgegevens nog op de website te hebben staan. Zoiets geldt bijvoorbeeld ook voor oudere bouwvergunningen die door archiefinstellingen online worden gezet: deze dienen geanonimiseerd te zijn en mogen geen persoonsgegevens te bevatten. Dat betekent eigenlijk dat er twee versies zijn van hetzelfde document: de versie die naar de aanvrager is gestuurd en de versie die online wordt gezet. Dat zal ook zo zijn als de Wet Open Overheid in werking gaat treden.
Onder de huidige regels mag het publiceren van persoonsgegevens niet als dat niet strikt noodzakelijk is. Dat betekent dat als u een bestemmingsplan wilt publiceren, de namen van indieners van zienswijze, geanonimiseerd moeten worden.
Het beste wat u kan doen, is het volgen van de regels die onder de Wet Open Overheid (WOO) gaan gelden. Daar gaat wel wat veranderen. U bent dan bijvoorbeeld wel verplicht om het bestemmingsplan en de bouwvergunningen (in geanonimiseerde vorm) te publiceren op de PLOOI. Bekendmakingen zullen dan nog steeds via DROP gaan (dat kan ook via PLOOI, maar dat is geen verplichting), publicaties van de documenten zelf via PLOOI. Dan gelden uiteraard ook dezelfde regels voor het publiceren van persoonsgegevens.
De WOO kent, net als de WOB, geen verplichting om documenten (langer) te bewaren, alleen omdat deze gepubliceerd zijn. Dat betekent dat ook voor gepubliceerde documenten de wettelijke bewaartermijnen uit de gemeentelijke selectielijst gelden. Indien een document door de gemeente vanwege de selectielijst wordt vernietigd, dient deze ook van het PLOOI-platform verwijderd te worden. Dat impliceert dat permanent te bewaren documenten/informatie (waarschijnlijk) ook permanent op het PLOOI-platform moeten blijven staan. Dat geldt dan ook voor vergaderingen van de raad.
Voor ingekomen stukken aan de raad geldt dat ingekomen stukken die betrekking hebben op individuele gevallen (vanwege de AVG) niet gepubliceerd hoeven te worden. Ook stukken die alleen ter kennisname aan de raad zijn gestuurd hoeven niet openbaar te worden gemaakt, alleen stukken die daadwerkelijk door de raad worden behandeld geldt de verplichting tot publicatie.
Dat betekent dat van de raad de volgende documenten moeten worden gepubliceerd:
- De agenda met een overzicht van de te behandelen punten (zonder de bijlagen)
- Verslagen en besluitenlijsten
- Ingekomen stukken (deels)
Uiteraard ook weer zoveel mogelijk in geanonimiseerde vorm.