Persoonsnamen in dossieromschrijving vernietigingslijst

Beste Zaalberg,

 Mogen er in de dossieromschrijvingen van te vernietigen dossiers die op een vernietigingslijst staan de namen van personen staan. Voor de toegankelijkheid van de dossiers en de verantwoording van de vernietiging van de zaken is de ontsluiting op persoonsnaam een essentieel gegeven. Hiermee kan je namelijk aantonen dat de dossiers op tijd zijn vernietigd en niet langer dan noodzakelijk de dossiers hebt bewaard met daarin nog meer persoonlijke gegevens. Je voldoet hiermee aan de AVG omdat je op tijd hebt vernietigd, alsmede aan de Archiefwet voor wat betreft de termijnen in de selectielijst.

Antwoord:

U mag alleen persoonsgegevens verwerken als u daar een grondslag voor heeft. De archiefwet heeft daar wel een uitzondering op, maar nog steeds dient de AVG gevolgd te worden. In de praktijk betekent dit dat een dossier of zaak ontsloten mag worden met persoonsgegevens mits die ook daadwerkelijk nodig zijn om een dossier of zaak terug te kunnen vinden.
Dat betekent dat persoonsgegevens dus kunnen en mogen voorkomen op vernietigingslijsten. U dient namelijk te kunnen aantonen dat u bepaalde dossiers en zaken heeft vernietigd. Dat is ook de verantwoording dat u persoonsgegevens in bijvoorbeeld WMO-dossiers of bijstandsdossiers ook daadwerkelijk conform de selectielijst heeft vernietigd. U heeft dan persoonsgegevens in de vernietigingslijst nodig om dat te kunnen aantonen. Een omschrijving als ‘WMO-dossiers uit de periode 20xx t/m 20xx’ is dan niet voldoende.
U dient er echter wel rekening mee te houden dat vernietigingslijsten permanent bewaard worden en dus ook de persoonsgegevens die daar eventueel op staan. Het gebruik van onnodige persoonsgegevens om dossiers of zaken terug te kunnen vinden moet daarom worden voorkomen. Dataminimalisatie dient ook hier te worden toegepast. In het verleden werden bijvoorbeeld geboortedatum en het BSN-nummer gebruikt om dossiers te ontsluiten. Bij vernietiging van die dossiers zijn die BSN-nummers en geboortedatum ook op de vernietigingslijsten terecht gekomen. Dat kan tegenwoordig niet meer. U kunt alleen maar een beperkte set van persoonsgegevens gebruiken om een dossier te ontsluiten. De geboortedatum is in dit geval een twijfelgeval, maar het BSN-nummer mag zeker niet op een vernietigingslijst en eigenlijk ook niet op een dossieromschrijving voorkomen. Dit gegeven dient ten allen tijden te worden verwijderd als dat in het verleden wel is gebeurd.
Kortom: persoonsgegevens mogen op een vernietigingslijst staan, maar u dient dataminimalisatie toe te passen en alleen de broodnodige gegevens te gebruiken en de overige persoonsgegevens te verwijderen.
hiermee aan de AVG omdat je op tijd hebt vernietigd, alsmede aan de Archiefwet voor wat betreft de termijnen in de selectielijst.