Opsturen originele archiefstukken

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Ik heb een vraag ontvangen over een bouwdossier. Het adres van dit dossier lag vroeger bij ons in de gemeente maar tegenwoordig ligt dit in een andere gemeente. De gemeente vraagt om de archiefstukken naar ze op te sturen. Het gaat om originele archiefstukken. Hoe ga je hiermee om. Mag je wettelijk gezien originele stukken opsturen?

Antwoord:

U heeft 2 opties: u verstrekt de gemeente een kopie en blijft zelf verantwoordelijk voor het bouwdossier of u draagt de bouwdossiers formeel over. In de i-Navigator heet dit zaaktype dan ook ‘Archiefvervreemding’.

De toelichting bij dit proces luidt:

Dit werkproces betreft het uitvoeren van de vervreemding van archiefbescheiden. Een overheidsorgaan kan archiefbescheiden in eigendom overdragen aan een ander overheidsorgaan of aan derden. Dit wordt vervreemding genoemd en hiervoor is in de meeste gevallen een machtiging nodig van de minister van OCW.

Dat laatste verwacht ik overigens niet in dit geval.