Opslag en beheer van niet-archiefwaardige informatie in Teams
Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig met de transitie van netwerkschijven naar MS365 (teams) omgeving. Hierdoor nemen we de informatie door en komt er bij diverse afdelingen de vraag: wat te doen met de foto’s van teamsuitjes, afscheid van collega’s, kerstborrels etc. Het antwoord wat we geven: dat is privé hoort niet in MS teams, geeft irritaties omdat men niet allemaal de foto’s privé willen hebben. Wat vindt Zaalberg hiervan?
Antwoord:
Het gebruik van Teams verschilt wat betreft de opslag van informatie in feite niet wezenlijk van het gebruik van netwerkschijven. Afdelingen, clusters en teams hebben altijd behoefte aan een omgeving waarin zij informatie kunnen bewaren die zij waardevol vinden om te behouden. Daarom is het verstandig om per afdeling, team of cluster een eigen site- of teamomgeving beschikbaar te hebben waarvoor zij zelf verantwoordelijk zijn. In deze omgeving kunnen zij informatie opslaan die zij niet willen verwijderen, die geen onderdeel uitmaakt van het formele archief van de organisatie en waarvoor ook geen wettelijke of organisatorische noodzaak bestaat om deze te vernietigen.
Daarbij geldt wel als belangrijke voorwaarde dat op deze locaties geen archiefwaardige informatie wordt opgeslagen, geen persoonsgegevens van burgers worden bewaard en dat de eigenaar van de site of teamomgeving de opgeslagen informatie periodiek opschoont.
Wanneer het gaat om foto’s en vergelijkbaar materiaal, is altijd de vraag hoe relevant deze informatie is voor het archief van de gemeente. Als het antwoord luidt dat de foto’s van blijvende waarde zijn, dan dienen zij te worden opgeslagen op een locatie waar zij duurzaam beheerd kunnen worden, bijvoorbeeld in een e-depot. Van foto’s die niet archiefwaardig zijn, kan niet worden gesteld dat deze privé zijn. Hoewel zij mogelijk niet relevant zijn voor het gemeentelijk archief, blijven het wel informatieobjecten die binnen de organisatie zijn gecreëerd.
De vervolgvraag is dan hoe lang deze informatie moet worden bewaard, of hoe lang de organisatie het acceptabel vindt dat deze foto’s beschikbaar blijven. Die vraag kan alleen in samenspraak met de betrokken afdeling worden beantwoord.
Als adviseur Informatiemanagement zou ik terughoudend zijn met het opleggen van een verplichting om dergelijke foto’s te vernietigen. Het risico bestaat namelijk dat collega’s informatie gaan verbergen of buiten de daarvoor bestemde systemen opslaan, uit angst dat Informatiebeheer deze zal verwijderen. Dat zou uiteindelijk kunnen leiden tot minder grip op de informatiehuishouding en een grotere kans op ongecontroleerde opslag van informatie.