Individuele gespreksverslagen coalitieproces
Beste Zaalberg,
In het kader van de coalitievorming binnen de gemeente ontvangen wij graag advies over de wijze waarop de informatie die tijdens het coalitieproces ontstaat, moet worden geregistreerd en beheerd binnen ons zaaksysteem (JOIN), rekening houdend met de werkprocessen uit de I-Navigator.
De belangrijkste vraag betreft de individuele gespreksverslagen die de formateur opstelt naar aanleiding van gesprekken met politieke partijen. Hierbij bestaat onduidelijkheid of deze verslagen moeten worden beschouwd als persoonlijke werkaantekeningen ter ondersteuning van het formatieproces, of als archiefbescheiden die onderdeel uitmaken van het bestuurlijke besluitvormingsproces en daarom geregistreerd en bewaard moeten worden.
Dus ik ben benieuwd naar:
de archiefrechtelijke status van deze individuele gespreksverslagen;
de gevolgen hiervan voor registratie, bewaartermijnen en openbaarmaking;
welke documenten uit het formatieproces wel en niet in het dossier opgenomen zouden moeten worden;
en welk werkproces vanuit de i-Navigator wordt aangeraden hiervoor.
Antwoord:
In de regel verwijst de DIV/archiefredactie voor een coalitieakkoord naar de zaak ‘Beleidsopstelling’. Verslagen van gesprekken die in dat kader worden gevoerd, maken onderdeel uit van deze zaak en worden daarom permanent bewaard. Dit betekent dat deze verslagen, tenzij er een beperking aan de openbaarheid wordt opgelegd, na 20 jaar openbaar worden. Onder de nieuwe Archiefwet wordt deze termijn verkort naar 10 jaar.
Een zaak omvat alle documenten die betrekking hebben op dat specifieke onderwerp. Deze documenten worden als onderdeel van dezelfde zaak geregistreerd en krijgen daardoor dezelfde bewaartermijn. Dit geldt in principe voor alle documenten waarover de gemeente verantwoording moet kunnen afleggen en die daarom archiefwaardig zijn.
Een belangrijk aandachtspunt is dat de gemeenteraad of de griffie opdracht moet hebben verstrekt aan de (in)formateur. Alleen documenten die in het kader van deze opdracht(en) zijn opgesteld of ontvangen, vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente en daarmee onder de Archiefwet. Gesprekken die worden gevoerd in opdracht van een politieke partij en niet zijn geïnitieerd door de gemeenteraad of de griffie, vallen hier niet onder.