Hoe kunnen wij agenda’s van bestuurders het beste archiveren volgens de nieuwe selectielijst?

Beste Zaalberg,
Op grond van de nieuwe selectielijst dienen agenda’s van bestuurders ook gearchiveerd te worden. Wij willen het bestuur voorstellen ook hun (volledige) mailboxen te laten archiveren (1x per kwartaal). Mijn vraag is of dit juridisch uit oogpunt van privacy mag.

Antwoord
De nieuwe selectielijst kent een bewaartermijn van zeven jaar toe aan de agenda’s van bestuurders. De agenda’s worden dus op termijn vernietigd.
De volledige archivering van de mailbox van bestuurders staat op gespannen voet met privacywetgeving. In zakelijke mailboxen is veelal ook persoonlijke e-mail te vinden, aan en van de bestuurder. Het gaat hierbij dus niet alleen om de privacy van de bestuurder. Bovendien is er een wijziging van artikel 13 van de Grondwet in behandeling, waarin e-mail en andere elektronische berichtgeving onder het briefgeheim vallen.
Voordat u over kunt gaan tot volledige archivering of opslag van de e-mailboxen van bestuurders raden wij u aan tenminste helder te formuleren waarom u hiertoe over wenst te gaan, op welke manier u de mailbox archiveert en hoe de toegang en vernietiging van de e-mail is geregeld. Wilt u e-mailboxen gaan archiveren, of bestuurlijke agenda’s, dan brengt VHIC hiervoor een tool op de markt, de KlasseerTool, waarmee e-mail (desgewenst bepaalde mappen uit de e-mailbox), maar ook agenda’s met bijlagen en aantekeningen, eenvoudig in XML kunnen worden gearchiveerd. Binnen deze tool kunnen keuzes worden gemaakt welke items worden gearchiveerd; de privé-afspraken kunnen bijvoorbeeld van archivering worden uitgesloten.