Hoe zit het met de selectie en vernietiging van klantdossiers bij een fusie?

Beste Zaalberg,
Wij hebben te maken met een fusie. Bij een fusie worden de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken worden overgedragen. Wij lopen echter tegen het punt aan hoe dit op te pakken op het gebied van klantdossiers (van uitkeringsgerechtigden). Er zal voor iedere cliënt een nieuw dossier gemaakt worden, met een basis bestaande uit kopieën uit voormalige klantdossiers. Mogen de dossiers van klanten, van de oude organisatie, vervolgens op vernietiging weggezet worden, of moeten deze bewaard blijven zolang als dat men uitkering krijgt. En mag deze pas op vernietiging weggezet worden, zodra de uitkering e.d. beëindigd is?

Antwoord

U heeft het bij het rechte eind dat de archieven van de fuserende organisaties in principe afgesloten en wordt er een nieuw archief opgezet voor de ontstane nieuwe organisatie. Lopende zaken gaan mee naar de nieuwe organisatie. Dit betreft dus ook de lopende zaken van de cliënten van sociale zaken. Afgeronde zaken van deze cliënten blijven achter bij de oude organisatie en moeten op vernietiging worden afgesteld.

Vaak komt het voor dat in cliëntdossiers alle zaken, lopend en afgesloten, van een cliënt worden verzameld. In een papieren situatie leidend tot (over)volle mappen, waarin niet of zeer beperkt wordt geschoond. Nu, bij de fusie, heeft de nieuwe organisatie de kans om met een schone lei te beginnen en de dossiervorming zodanig vorm te geven dat alleen de lopende zaken in het dossier zijn opgenomen. Afgesloten zaken kunnen (moeten) daadwerkelijk worden afgesloten en op vernietiging afgesteld. U mag hier niet mee wachten totdat alle zaken zijn afgesloten.

Als er nog niet digitaal wordt gewerkt, is het ook een goed moment om de dossiers te digitaliseren en over te stappen op digitale dossiervorming. Met een vervangingsbesluit kunt u tevens voorkomen dat nieuwe papieren dossiers (kostbare) ruimte innemen en beheerd moeten worden.