Dossiers betreffende woningwetwoningen
Beste Zaalberg,
Elk jaar wordt een vernietigingslijst klaar gemaakt bij onze gemeente. Nu kom ik dossiers tegen die eerst in de bewaarserie van het archiefblok 1914-1975 en 1976-1990 zaten. Die zijn er weer uitgehaald en in de vernietigingsserie gezet. Ik kan nergens vinden wat hiervan de reden is en ook in de selectielijst kan ik dit niet vinden. Het heeft de basisarchiefcode -1.778.532.1 en dit heb ik ook gevonden in het Brabantse Archief. Dit geeft aan “Bezitvormingsfonds” en “Maatregelen tegen dubbelbewoning”. Dit is te vernietigen. Maar als ik in de dossiers kijk dan zitten er stukken in van renovatie, verbetering, bouwen van woningen met bestek en voorwaarden, tekeningen maar ook verstrekken van geldelijke steun van het Rijk. De gemeente krijgt een rijkslening toegekend.
Mijn vraag is: Moeten deze dossiers bewaard blijven omdat bestek en voorwaarden en raadsbesluit er in zit of moet dit gezien worden als een lening aan de gemeente. Het is ongeveer weggezet op vernietigen 40-50 jaar.
Antwoord:
Gezien de periode van de dossiers dient u te kijken naar de selectielijst die geldig was tussen 1850 en 1995 genaamd ‘LIJST VAN VOOR VERNIETIGING IN AANMERKING KOMENDE STUKKEN IN GEMEENTEARCHIEVEN’ gepubliceerd 20 december 1983, Nederlandse Staatscourant Nr. 247.
Onder paragraaf 3.3 worden specifiek de woningwetwoningen genoemd waarbij ook wordt gezegd;
De ten aanzien van individuele objecten voorkomende beheershandelingen bestaan als regel uit:
- de verkrijging, totstandkoming, regeling van de bestemming, wijziging en het verlies;
- het gebruik, het onderhoud en de instandhouding.
Het merendeel der bescheiden onder a. genoemd, blijft bewaard; die onder b. komen in het algemeen voor vernietiging in aanmerking.
Categorie 2 (wat in selectielijsten wordt benoemd als categorie 3.3.2) Stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging, regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan gebouwen, werken, terreinen en wegen, installaties, apparatuur en machines.
Hierin wordt gezegd dat bescheiden ten aanzien van voorzieningen van blijvend belang geldt:
De splitsing in voorzieningen van blijvend en tijdelijk belang voorziet in de mogelijkheid de bescheiden van vaak talrijk voorkomende ondergeschikte werken te vernietigen. De beheerder zal zich daarbij dienen te laten leiden door overwegingen als aard, omvang, bestemming, kosten, continuïteit en andere zich plaatselijk voordoende factoren die zich niet voor algemene omschrijving lenen. In gevallen van twijfels beware men de zaak of plege overleg met tot beoordelen bevoegde instanties.
Daaronder wordt gezegd dat ‘Bescheiden overbodig voor de kennis van der zaak en/of rechten en plichten’ na 10 jaar kunnen worden vernietigd, wat ook geldt voor ‘Dag- en weekrapporten betreffende de uitvoering van werken’, ‘tekeningen’ (niet nodig voor het dossier, ‘gegevens verwerkt in verslagen of overzichten’ en ‘Ten aanzien van voorzieningen van tijdelijk of ondergeschikt belang: Alle bescheiden, voorzover zij voor de rechtszekerheid geen waarde hebben: na afwikkeling of vervallen van het belang voor bestuur en administratie’.
Dit betekent dat de dossiers die u noemt te vernietigen zijn nadat de woningen waar het over gaat, gesloopt zijn. In de praktijk worden dit soort dossiers, na opschoning van de hierboven genoemde bescheiden, permanent bewaard omdat lastig in de gaten te houden is wanneer de woningen gesloopt zijn. Dat geldt dan ook voor verbeteringen en renovatie van de gebouwen omdat met name het bestek, de tekeningen en de berekeningen nodig zijn zolang de gebouwen nog bestaan.
Gegevens over de lening(en) kunnen worden vernietigd 7 jaar nadat de lening is afbetaald. Omdat die leningen, gezien de leeftijd van de dossiers, waarschijnlijk allemaal zijn afbetaald, kunnen die vernietigd worden.