Corrigeren/verwijderen persoonsgegevens afgesloten zaak

Beste Zaalberg,

Wij hebben een verzoek ontvangen van een inwoner die zijn gegevens wil laten verwijderen/corrigeren naar aanleiding van een ‘Koninklijk Besluit geslachtsnaamswijziging’ uit jaar X.
In de BRP zijn deze wijzigingen inmiddels doorgevoerd en de zaken in ons zaaksysteem van voor jaar X zijn dan ook gewijzigd. Maar de betrokkene wil ook dat deze gegevens verwijderd danwel gecorrigeerd worden in alle (historische) documenten die wij binnen de gemeente hebben. Dit gaat om afgesloten zaken met een lopende bewaartermijnen.
Mijn vraag: op basis van welke specifieke wetgeving en bepalingen (Archiefwet en Archiefbesluit), kunnen wij een besluit nemen of wij zijn verzoek kunnen honoreren danwel afwijzen. Dit moet wel gebaseerd zijn op juridische gronden met verwijzing naar wetgeving en artikelen.
M.a.w. kunnen/mogen persoonsgegevens nog worden aangepast in afgehandelde zaken waarvan de bewaartermijn/archieftermijn nog loopt. Wij verwachten van niet, maar zoeken naar de juiste juridische onderbouwing.

Antwoord:

Een geslachtsnaamwijziging is een wijziging van de geslachtsnaam in de burgerlijke stand en bijgevolg de BRP. Dan wordt een aantekening gemaakt bij de akte, waarmee de geslachtsnaam formeel wijzigt en recht wordt gedaan aan de wens van de verzoeker. Maar dat betekent niet dat de voormalige geslachtsnaam uit de oorspronkelijke akte zelf wordt verwijderd.

Dan is vooral de vraag wat de verzoeker concreet wil bereiken: waarschijnlijk wil die niet meer met de voormalige geslachtsnaam worden geconfronteerd – om redenen die hoogst waarschijnlijk heel begrijpelijk zijn. Maar verwijderen van gegevens in archiefbescheiden is niet mogelijk. Wat wel kan is rectificeren van lopende en afgehandelde zaken door daarbij in metadata te vermelden dat de geslachtsnaam van de betrokkene is veranderd. En dat kan ook als vermelding worden gevoegd bij archiefbescheiden die al zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In volgende alinea’s licht ik dit nog toe.

Er wordt in de vraag verwezen naar de ‘(historische) documenten’. Die zijn ‘archiefbescheiden’ onder de Archiefwet. De samentrekking van ‘archief’ en ‘bescheiden’ om te duiden op bescheiden van overheidsorganen, komt uit de Archiefwet 1962 en is met gemoderniseerde definitie gehandhaafd in de Archiefwet 1995. De term ‘bescheiden’ wordt ook gebruikt in het Burgerlijk Wetboek, maar wordt daar net als in de Archiefwet niet nader gedefinieerd: de wetgever verwacht dat iedereen die term in zichzelf begrijpt.

Maar om er dan toch een definitie aan te geven: het gaat hier om de vastlegging van gegevens op of in een drager, waarmee daarna blijk wordt gegeven van de handeling waarvoor die gegevens worden vastgelegd. Denk hierbij dus aan het opmaken van een akte, het ontvangen van een aanvraag of het verstrekken van een vergunning. Dit ‘blijk geven van’ brengt met zich mee dat de bescheiden na vastlegging niet veranderd kunnen worden. Betrokkenen hebben onder de AVG wel een recht op rectificatie, maar dat betekent niet dat archiefbescheiden worden veranderd: rectificeren kan ook betekenen dat bij die bescheiden wordt aangetekend dat de persoonsgegevens inmiddels anders zijn.

In geval van archiefbescheiden die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, kan ook een eigen lezing van de betrokkene worden toegevoegd aan dat dossier. Dit is geregeld in artikel 45 derde lid de Uitvoeringswet AVG. In de memorie van toelichting (Kamerstukken II, 2017-18, 34851 nr. 3) wordt uitgelegd wat dit concreet betekent: archiefbescheiden worden niet gewijzigd, maar de vermelding van naamswijziging wordt daaraan toegevoegd. Dat artikellid moet dan wel zodanig worden gelezen dat de persoonsgegevens niet onjuist waren bij het ontstaan van de archiefbescheiden, maar in de huidige tijd onjuist zijn geworden.