Collegebesluiten

Beste Zaalberg,

Het bestuurlijke besluitvormingsproces wordt bij ons digitaal afgehandeld. Hierbij zijn wij momenteel gewend om het besluit digitaal te verwerken op het document; het besluit wordt handmatig op het document toegevoegd en op deze wijze gearchiveerd. Is het verplicht om het besluit van het college op het collegevoorstel te verwerken of kan voor het archief ook voldoen worden met een logbestand waarin het besluit staat?

Antwoord: 

Er bestaat geen wetgeving die voorschrijft hoe een besluit eruit moet zien. Van belang is dat het besluit duidelijk wordt vermeld en dat er te achterhalen moet zijn wie dat besluit genomen heeft. Dat betekent dat ook te achterhalen moet zijn welke bestuurder (wethouder/burgemeester) heeft ingestemd met het besluit en welke niet en welke opmerkingen er zijn gemaakt over het besluit. Dat houdt ook in dat moet kunnen worden herleid welke bestuurder welke wijzigingen (waaronder het persoonlijk besluit) heeft aangebracht in het voorstel.

De log die u beschrijft zou dit dus duidelijk moeten maken en hoort de paraferingsroutering duidelijk te beschrijven. Deze log moet onderdeel maken van het voorstel c.q. besluit en dus goed gearchiveerd te worden.