Bewaartermijn MT vergaderstukken, agenda’s en verslagen

Beste Zaalberg,

Er is wat onduidelijkheid ontstaan wat nu de bewaartermijn is van MT verslagen, agenda’s en vergaderstukken.

Onze inhuurkracht geeft aan dat zij deze dossiers bij al haar gemeentelijke opdrachtgevers op VVV zet.
Onze archiefdienst vond ik niet helemaal duidelijk in hun beantwoording.
Zelf zou ik ze op bewaren willen zetten.
Kunt u uitsluitsel geven?

Antwoord:

De selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen zegt onder 19.1.6 dat ‘Agenda, verslag, en opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming’ te bewaren is.

19.1.8 zegt dat ‘Agenda, verslag en besluitenlijst van ambtelijk overleg’ 20 jaar te bewaren is.

De vraag is of een MT-overleg besluiten bevat die permanent te bewaren zijn. In de regel zal het MT nooit het orgaan zijn waar een besluit wordt genomen. In de regel adviseren zij het College over een te nemen besluit. Daarmee nemen zij geen besluiten en wordt het MT-overleg niet gezien als een besluitvormend orgaan.

Echter, er zijn gemeenten die sommige besluitvorming hebben gemandateerd aan het MT. Als dat alleen over intern beleid gaat, dan hoeft dat nog steeds iet bewaard te worden, want intern beleid is onder de huidige selectielijst te vernietigen.

Alleen als het MT besluiten over het vaststellen van ‘extern’ beleid, wordt een MT-overleg gezien als een bestuurlijk orgaan en valt het MT-overleg onder 19.1.6.

Omdat dat bij veel gemeenten dus niet voorkomt, valt het MT-overleg bij de meeste gemeenten onder 19.1.8 en is het dus vernietigbaar.

Terug naar overzicht