Bewaartermijn medische stukken bij beoordeling aanvragen leerlingenvervoer

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn voor medische stukken die wij beoordelen in het kader van een aanvraag door de burger bij de gemeente van leerlingenvervoer?

Antwoord:

De bewaartermijn voor een beschikking voor leerlingenvervoer is 8 jaar (7 jaar financiële termijn + 1 jaar doorlooptijd). Documenten die onderdeel zijn van de zaak over het verstrekken van de voorziening krijgen op basis van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen een bewaartermijn van de zaak waar zij een onderdeel van zijn (dus de eerdergenoemde 8 jaar). Dat geldt dus ook voor de medische bewijsstukken. Er is namelijk geen aparte bewaartermijn voor deze documenten.

Echter, vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming dienen persoonsgegevens waarvoor geen grondslag tot bewaren meer bestaat, vernietigd te worden. De vraag is dan wanneer de noodzaak vervalt om de medische bewijsstukken te bewaren. Indien de accountant 7 jaar lang de bewijsstukken nodig heeft, om te kunnen controleren of een voorziening rechtmatig is verstrekt, dan dienen de medische bewijsstukken ook zolang te worden bewaard.

Als dat niet zo, dient u te kijken hoe lang de gemeente deze gegevens wel nodig heeft. Het kan dan zijn dat deze documenten eerder dienen te worden verwijderd dan de hele zaak, omdat de noodzaak tot bewaren is vervallen en het hier gaat over bijzondere persoonsgegevens.

Ik vermoed dat de accountant de stukken nodig heeft voor de rechtmatigheid en dat de bewaartermijn dus 8 jaar is, maar helemaal zeker weet ik dat niet.