Bewaartermijn justitiële uittreksels anders dan bij KO

Beste Zaalberg,

We zijn bij onze gemeente bekend met de kortere bewaartermijn voor justitiële uittreksels bij een aanvraag voor een Koninklijke Onderscheiding.
Wordt dit eigenlijk doorgetrokken naar de justitiële uittreksel die op grond van andere aanvragen wordt gedaan, bijvoorbeeld voor een Drank- en Horecavergunning? En zo ja, wat is dan de grondslag hiervoor?

Antwoord:

Voor de bewaartermijn van justitiële uittreksels voor koninklijke onderscheidingen is een aparte bewaartermijn opgenomen in de wetgeving via het besluit van het minister van 4 juni 2020 (290173, staatcourant 2020, 31670). Er is een wettelijke verplichting om deze gegevens 8 weken na het besluit te verwijderen uit de dossiers.

Voor andere uittreksels bestaat zo’n verplichte vernietiging niet. Daarvoor kunt u dus de gemeentelijke selectielijst 2020 volgen. Die gaat uit van een bewaartermijn per zaak waarbij alle informatie (lees: documenten, uittreksels, etc.) de bewaartermijn van de zaak krijgen. Voor een drank- en horecavergunning (door sommige gemeenten tegenwoordig ‘Alcoholvergunning’ genoemd) betekent dat een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen.

Uitzondering daarbij zijn de bibob-onderzoeken. De selectielijst heeft hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar die is gestoeld op de termijn waarbinnen een bibob-onderzoek hergebruikt kan worden en die is 5 jaar. Omdat dit bijzondere persoonsgegevens zijn is deze termijn ook bepaald als de bewaartermijn. Dit wijst er ook op dat als er justitiële uittreksels in een zaak aanwezig zijn, er heel voorzichtig met deze gegevens dient te worden omgegaan.

Ondanks dat er bij een aantal zaken geen aparte bewaartermijn is voor deze uittreksels, moet u altijd in overweging nemen om deze gegevens eerder te vernietigen.

In het geval van de drank- en horecavergunning is nog maar de vraag of dat laatste moet, aangezien de gegevens gebruikt kunnen worden bij een onderzoek naar ondermijning. Het eerder vernietigen van de uittreksels (indien die niet in een bibob-onderzoek thuishoren) lijkt daar minder belangrijk te zijn.

Mocht de gemeente drank- en horecavergunningen permanent bewaren (dus uitzonderen van vernietiging), dan dienen de uittreksel absoluut verwijderd te worden.