Bewaartermijn camerabeelden van uilennest
Beste Zaalberg,
Het team Groen en spelen maakt camerabeelden/foto’s van een uilennest. Zij maken hiervan een selectie en plaatsen deze op de site van onze gemeente.
Dit is puur om inwoners van onze gemeente mooie beelden te laten zien i.h.k.v. natuureducatie.
De beelden staan in de cloud en wij kunnen deze downloaden en dan vervolgens plaatsen op de site.
Als de opslagruimte vol is van de camera dan worden de beelden automatisch verwijderd. En kunnen er weer nieuwe beelden worden verzameld.
Vraag: Wat is de bewaartermijn voor deze beelden/filmpjes?
Antwoord:
In uw vraag spelen een aantal factoren een rol:
Ten eerste worden de beelden op twee plaatsen opgeslagen, in de cloud en na downloaden in een ‘opslagruimte’. Indien uw vraag over de 2e locatie gaat: in principe zijn de beelden die daar staan kopieën van de beelden die in de cloud staan. Voor kopieën zijn eigenlijk geen bewaartermijnen omdat de bewaartermijnen altijd gelden voor de originele bestanden. Kopieën horen dan al verwijderd te zijn of tegelijk met de originelen vernietigd te worden. Dat geldt niet voor ‘kopieën’ die in een andere zaak worden (her)gebruikt. Dan zijn het eigenlijk geen kopieën meer, maar maken onderdeel van een nieuwe zaak en krijgen dan de bewaartermijn van de nieuwe zaak.
Het plaatsen van de beelden (de ‘kopieën) op uw website kan worden gezien als ‘informatieverstrekking op eigen initiatief’ waarvoor een bewaartermijn wordt gehanteerd van 1 jaar op basis van resultaat 20.1 van de gemeentelijke selectielijst.
Extra aandachtspunt is dan wel dat de beelden (waarschijnlijk) als onderdeel van de website permanent worden bewaard, maar dat is afhankelijk van hoe vaak de website wordt opgeslagen en of, vanwege de frequentie van opslaan, alle beelden die beelden die op de website worden ook daadwerkelijk dan worden bewaard.
Als uw vraag gaat over de beelden die in de cloud worden opgeslagen, verwijs ik naar resultaat 12.1.9 van de gemeentelijke selectielijst (4 weken). Echter, deze bewaartermijn is ooit opgesteld met in gedachte dat het videobeelden betreft die zijn gemaakt om toezicht uit te voeren op personen, met andere woorden: beelden die persoonsgegevens bevatten. In uw voorbeeld speelt dat geen rol waardoor 12.1.9 niet een keuze is die gemaakt hoeft te worden.
Als we dan kijken naar welk proces de gemeente uitvoert waarvoor de beelden worden verzameld, is de conclusie dat er dan gewezen kan worden op meerdere processen:
De gemeente zou toezicht kunnen uitvoeren op uilen (proces 12 en daarmee resultaat 12.1, V 5 jaar), maar er wordt niet toegezien op landelijke wet- en regelgeving, door het orgaan vastgestelde regels en om vastgelegde afspraken.
Er kan ook gewezen op proces 20 Informeren omdat de beelden worden gebruikt voor natuureducatie met een bewaartermijn van 1 jaar.
Er zijn dus meerdere opties waarvoor kan worden gekozen.
Mijn advies is om de beelden die in de cloud staan en niet worden getoond kort te bewaren (b.v. 4 weken), de beelden die wel worden getoond langer te bewaren (b.v. 1 jaar) en dan een aantal van de beelden permanent te bewaren. Het feit dat de gemeente beelden maakt van een uilennest, komt namelijk niet heel veel voor en kan als ‘bijzonder’ worden beschouwd en dus als een hotspot worden aangewezen. Dat dient echter een besluit van uw organisatie te zijn.
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst (gepland 01-01-2027) wordt ook de mogelijkheid om data (in uw vraag in de vorm van beelden) als geheel (dus als een dataset) te bewaren met het oog op mogelijk hergebruik. Daarvoor is het wel van belang dat de organisatie een analyse uitvoert waarbij een inschatting wordt gemaakt, hoe lang de dataset kan worden hergebruikt voor andere processen.
In uw vraag is dan de vraag wat de mogelijkheden zijn dat de beelden bijvoorbeeld over 1 jaar, 5 jaar, 10 jaar, 20 jaar of 50 jaar nog relevant kunnen zijn voor bijvoorbeeld evaluaties. Voor het ‘hergebruik’ van beelden van uilennesten verwacht ik een laag hergebruik waarvoor een bewaartermijn van 1 jaar zou gelden, maar dat is iets wat besproken dient te worden met de medewerkers die over de beelden gaan.