Bewaarstatus verslaglegging raadscommissievergaderingen onder de Selectielijsten 1996 (2012), 2017 en 2020
Beste Zaalberg,
Bent u de mening toegedaan dat de verslaglegging van vergaderingen van raadscommissies als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet onder zowel de Selectielijst 1996 (2012), de Selectielijst 2017 als de Selectielijst 2020 als permanent te bewaren archiefbescheiden moet worden beschouwd? En zo ja/nee, kunt u aangeven van welke categorie/welk procestype-resultaatnummer telkens sprake is en wat daaromtrent uw argumentatie is?
Mijns inziens is dit in het geval van de Selectielijst 1996 (2012) ’t duidelijkst. Indien de verslaglegging van een raadsommissie beleidsfactoren of -handelingen inhoudt – hetgeen vaak het geval is aangezien zo’n commissie de besluitvorming van de raad voorbereidt – dan is er sprake van permanent te bewaren bescheiden. Of ook de agenda permanent moet worden bewaard, is weer afhankelijk van het verslag of de besluitenlijst (in beide gevallen categorie 2.2).
Maar, in het geval van de Selectielijst 2017 en 2020 vind ik dit veel minder duidelijk. In beide lijsten wordt onder procestype-resultaatnummer 19.1.6 telkens gesproken over ‘Agenda … van bestuurlijke besluitvorming’, waardoor de indruk wordt gewekt dat de verslaglegging van raadscommissievergaderingen waarin geen bestuurlijke besluitvorming plaatsvindt niet onder 19.1.6 valt. En, in de handreikingen bij beide lijsten wordt 19.1.6 telkens net iets anders uitgelegd. In de Handreiking Selectielijst 2017 wordt 19.1.6 uitgelegd als: ‘het resultaat waar alle raadsvergaderingen … onder vallen’ (raadscommissievergadering is geen raadsvergadering, dus?). Terwijl 19.1.6 in de Handreiking Selectielijst 2020 wordt uitgelegd als: ‘het resultaat waar alle vergaderingen van raadsorganen … onder vallen’ (raadscommissie is geen raadsorgaan, dus?).
Alsook, wat valt volgens u precies onder de verslaglegging van raadscommissievergaderingen? De agenda, het verslag, indien aanwezig de opnames en besluitenlijsten en ook de vergaderstukken die met een bepaald agendapunt corresponderen?
Antwoord:
In de raadscommissies worden besluiten van de gemeenteraad voorbereid, zij adviseert de raad hierover. De behandeling in een (inhoudelijke) raadscommissie maakt (zeker binnen grotere gemeenten) vaak onderdeel uit van de bestuurlijke besluitvorming.
In de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 1996 vielen de vergaderingen van de raadscommissies onder categorie 2.2 en waren ze blijvend te bewaren. In de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 en die van 2020 vallen die vergaderingen onder specifiek resultaat 19.1.6 en ook daar zijn ze blijvend te bewaren. (ook al zijn de handreikingen bij de Selectielijst 2017 en 2020 net anders geformuleerd zijn) Dit alles geldt trouwens ook voor het presidium waarin de agenda van de raadsvergadering wordt voorbereid.
Onder de verslaglegging vallen de agenda inclusief bijlagen bij de agendapunten, het vergaderverslag (of de videotulen) en de besluitenlijst (eventueel een openbare en/of besloten besluitenlijst).