Hoe de RMTool bijdraagt aan een succesvolle overdracht naar het e-depot
De komende tijd laten we in een reeks interviews klanten aan het woord over hun ervaringen met de RMTool. Vandaag delen we de ervaringen van het Drents Archief met de pre-ingestmodule. Een succesvolle overdracht naar het e-depot vraagt namelijk om zorgvuldige voorbereiding.
Wat was de aanleiding om met de pre-ingestfuncties van de RMTool te gaan werken?
In 2021-2024 is er een pilotperiode geweest met meerdere deelnemers waarin we allerlei stukken hebben overgedragen naar het e-depot. Er was daarbij een tool nodig om informatiepakketjes in TMLO/ToPX-formaat te gieten. Veel systemen bieden dat niet standaard aan bij een export, maar met de RMTool is dat wel voor elkaar te krijgen. Daarnaast wil je voor een ingest ook controles doen op de data. Deze controles willen we niet in het e-depot zelf doen, dus ook hier gebruiken we de RMTool voor.
Hoe ervaren jullie het werken met de RMTool in de praktijk?
De RMTool is voor iedereen goed te gebruiken. Het is fijn dat de tool modulair is opgebouwd. Als je functies niet nodig hebt, hoef je deze niet te gebruiken. We raden wel aan om de training te volgen, maar mochten er na de training nog vragen zijn dan kun je altijd vragen stellen bij support. Om de tool maximaal in te kunnen zetten, is het belangrijk dat je weet hoe deze werkt.
Wat heeft het gebruik van de RMTool het Drents Archief tot nu toe opgeleverd?
Het gebruik van de RMTool scheelt ons veel handmatig werk. Met de functies van de pre-ingest kunnen we een vertaalslag (de mapping) naar MDTO maken voor de over te dragen stukken. Daarnaast maken we gebruik van de koppeling met Droid, waardoor we de PUID-code van het PRONOM-register kunnen toevoegen aan de metadatabestanden, en kunnen we met de tool MDTO-sidecarstructuren omzetten in OPEX-structuren. Al deze functies helpen ons met de voorbereiding van de ingest van de bestanden. We zetten de RMTool daarom veelvuldig in bij het overdrachtsproces.
Wat zou je collega’s uit het werkveld die benieuwd zijn naar ervaringen met de RMTool meegeven?
De RMTool zouden we aanbevelen. De tool heeft veel verschillende functies en kan voor verschillende doelen worden gebruikt. Ook zijn we positief over de TMLO/MDTO standaarden; deze zijn goed geïmplementeerd binnen de tool en erg bruikbaar in ons overdrachtsproces.
Benieuwd hoe de RMTool ondersteuning biedt bij de pre-ingest en overdracht naar het e-depot? Ontdek meer in onze blog over de pre-ingest of neem direct contact op via kcc@vhic.nl of bel ons op 088-0535400. We helpen je graag verder!