Bewaartermijn van opgemaakte proces-verbaal van vernietigde reisdocumenten

Beste Zaalberg,

Maandelijks maakt publiekszaken een proces-verbaal op met een opsomming van ingenomen reisdocumenten die versnipperd zijn. Deze proces-verbalen worden bewaard onder het zaaktype reisdocumenten. En vernietigd onder het resultaattype 5.14 van de selectielijst 2020. Nu vragen wij ons af of dit wel klopt. Moet dit gearchiveerd worden onder het zaaktype archiefvernietiging en eeuwig te bewaren voor overdracht.

Antwoord:

Navraag bij de RvIG leert dat er geen verplichting bestaat om een proces-verbaal op te stellen van ingenomen en vernietigde reisdocumenten. Gemeenten dienen wel in de systemen van de RvIG te registreren wat er met een reisdocument is gebeurd. Ook bij navraag bij een andere gemeente bleek dat dergelijke processen-verbaal niet worden opgesteld.

Indien deze documenten toch worden opgemaakt, is volgens de RvIG alleen de bewaartermijn van 16 jaar uit de Paspoortwet bekend. Een andere bewaartermijn is niet bekend.

Gezien het bovenstaande is echter eerst de vraag of het opstellen en archiveren van deze processen-verbaal überhaupt noodzakelijk is.