Wat te doen met mails in postbus als dit geregistreerd is in XWorks
Beste Zaalberg,
Uw vraag:
Ik heb een aantal vragen over de postbus waarin de aanvragen van Sociaal Domein binnenkomen.
Wat gebeurt er met de aanvragen die in deze postbus blijven staan nadat ze in xWorks zijn ingeboekt?
Worden deze berichten daarna verwijderd? Dat lijkt mij wel wenselijk, zeker wanneer er bijlagen bij de aanvragen zitten. Anders blijft de mailbox onnodig vollopen.
De wijziging moet wat mij betreft zo snel mogelijk worden doorgevoerd om te voorkomen dat aanvragen mislopen.
Als het daarvoor nodig is om tijdelijk de maximale omvang van de mailbox te verhogen, dan lijkt mij dat acceptabel. Dit is immers een tijdelijke situatie totdat er een andere oplossing beschikbaar is, bijvoorbeeld via een Meedoen-platform.
Daarnaast vraag ik mij af hoe dit zich verhoudt tot de archiefwetgeving.
Mogen e-mails met aanvragen voor regelingen voor lage inkomens verwijderd worden nadat zij in xWorks zijn verwerkt, of gelden hiervoor bewaartermijnen of andere archiveringsverplichtingen?
Uitgangspunt zou zijn: aanvragen worden na correcte verwerking en registratie in xWorks verwijderd uit de mailbox;
xWorks geldt daarbij als het primaire registratiesysteem;
eventuele bewaarplicht moet plaatsvinden binnen het zaaksysteem/dossier en niet in de mailbox zelf.
Kunnen jullie aangeven of dit juridisch en technisch klopt?
Antwoord:
U heeft Xworks aangewezen als archieflocatie voor het sociaal Domein. Dat betekent dat alle ‘archieven’ daarin moeten worden opgenomen en de rest (zoveel mogelijk) vernietigd moet worden. Een aanvraag die via e-mail binnenkomt, dient dus zo snel mogelijk in Xworks te worden opgenomen. De mailbox dient u dan te zien als een tijdelijk doorgeefluik.
Wat u eigenlijk doet, is de mail uit de mailbox ‘vervangen’ door een bestand in Xworks. Hiervoor zouden dezelfde regels moeten gelden als die gelden voor het registreren van een papieren document in een zaaksysteem. Voor dit ‘vervangen’ heeft u een handboek vervanging en in de meeste handboeken staat de regel dat een (papieren) document dat vervangen is door een digitaal exemplaar na 3 maanden zou moeten worden vernietigd.
Deze procedure kunt u ook toepassen op mailboxen die mailtjes bevatten die ergens anders worden bewaard. Zeker vanwege de vele (bijzondere) persoonsgegevens en het risico op datalekken, is het verstandig om deze mailbox regelmatig ‘op te schonen’.
Mocht uw organisatie de selectielijst e-mailbewaring van de VNG volgen, daarin staat onderstaande tekst:
Voor e-mailberichten uit functionele mailboxen is daarom gekozen voor een bewaartermijn van 1 jaar. Voor e-mailberichten uit geautomatiseerde mailboxen geldt een bewaartermijn van 3 maanden of zoveel langer als nodig is voor de bedrijfscontinuïteit / het administratieve proces.
Ik adviseer deze mailbox te zien als een ‘geautomatiseerde’ mailbox en deze elke 3 maanden van overbodige mails te ontdoen.