Procedure anonieme e-mail

Beste Zaalberg,

Mijn vraag heeft betrekking op het omgaan met anonieme e-mail die via onze algemene info box binnenkomt. Wij hebben op dit moment een procedure voor fysieke post, waarbij anonieme post in een gesloten envelop wordt verzonden naar de secretaris. Voor de digitale post staat in het besluit dat anonieme mails in beginsel niet in behandeling nemen. Echter is mij onduidelijk of het niet verplicht is om een algemene ontvangstbevestiging te versturen, met daarin opgenomen dat als er geen contactgegevens worden verstrekt de mail binnen x termijn wordt vernietigd. Of is het mogelijk om de e-mail op basis van het besluit niet te registreren en direct te vernietigen?

Ter extra informatie: Het beleid is nu als volgt: ontvangen documenten, waarin de contactgegevens van de afzender ontbreken, zullen in beginsel niet in behandeling worden genomen. Deze worden dus niet geregistreerd. Hiervoor is een afzonderlijk collegebesluit genomen. Ze mogen echter niet vernietigd worden.

Mijn voorstel voor aanpassing zou zijn: anonieme mails worden in beginsel niet in behandeling genomen, echter wordt er wel een ontvangstbevestiging verzonden met daarin het verzoek tot opgave van NAW gegevens voor in behandeling nemen.  Anders zal de mail binnen twee weken worden verwijderd.

Antwoord:

Het begrip ‘anonieme’ berichten dient hier wel wat verduidelijking: contactgegevens zijn alleen nodig indien die nodig zijn voor het proces dat moet worden uitgevoerd. Bij een aantal processen zijn contactgegevens van de melder/aanvrager niet nodig en kunnen de aanvragen/meldingen anoniem worden ingestuurd. Het bekendste voorbeeld is een melding binnen de openbare ruimte (bijvoorbeeld; een straatlantaarn is uitgevallen) waarbij de melder geen reactie hoeft te krijgen.

U kunt dus niet zeggen dat ALLE anonieme berichten niet worden behandeld of worden vernietigd.

Daarnaast; het proces dat u wilt uitvoeren op basis van het anonieme bericht, bepaalt ook of u de indiener de mogelijkheid geeft om aanvullende gegevens (zoals NAW-gegevens) in te dienen. Dat kan alleen indien die noodzakelijk zijn om het proces uit te voeren.

Dat betekent ook dat als een anoniem bericht leidt tot een bepaald proces, de bewaartermijn van dat proces moet worden gevolgd. In de regel zal bij u een anoniem bericht vallen onder ‘voor kennisgeving aannemen’ met een bewaartermijn van 1 jaar, maar er zullen ook andere processen worden uitgevoerd met andere bewaartermijnen.

Daarnaast zou de vorm van een document geen onderscheid moeten maken is de manier waarop de gemeente handelt. Of een anonieme brief in papier binnenkomt of via de mail, zou voor de behandeling geen verschil moeten uitmaken. De wet maakt namelijk geen onderscheid in verschijningsvorm.

In kort: u dient goed in beeld te hebben in welke gevallen u anonieme berichten wel en niet in behandeling neemt.