Bewaartermijn kennisgevingen Kadaster

Beste Zaalberg,

Wij ontvangen regelmatig kennisgevingen van het Kadaster over gewijzigde grenzen en wijziging van rechten. In deze brieven staat dat deze bewaard moeten worden bij de eigendomspapieren.
De betreffende ambtenaren geven meestal aan dat de brief voor kennisgeving wordt aangenomen en vaak is niet duidelijk bij welke zaak zo’n kennisgeving hoort. Deze worden dan geregistreerd met het zaaktype ‘Document inkomend’.
Moeten deze brieven inderdaad bewaard blijven door ze toe te voegen aan de betreffende aan-of verkoopzaken, erfpachtzaken of bruikleenovereenkomsten etc.? En als deze zaken niet te vinden zijn, moeten we dan de losse kennisgevingen op bewaren zetten?

Antwoord:

Idealiter gaat de kennisgeving over een lopende zaak (aan-/verkoop, grenswijziging, zakelijk recht, etc.). De kennisgeving hoort dan bij die zaak te worden opgeslagen en krijgt automatisch de bewaartermijn van die zaak (meestal B).

In de praktijk is het vaak niet te overzien waar de wijziging over gaat en bij welke transactie deze hoort. Daarom worden deze kennisgevingen vaak opgeslagen onder ‘Voor kennisgeving aannemen’ met het idee dat de wijziging altijd is terug te vinden in het Kadaster. Dat is een keuze met een risico, maar het ‘los’ bewaren van de kennisgeving zonder de context is sowieso geen oplossing.