Archivering van raadsvragen en de bijbehorende antwoorden

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

De raadsvragen en bijbehorende antwoorden worden in I-babs onder “overzichten-publicatie vraag en antwoord fracties opgeslagen”. En is vanuit I-babs voor iedereen toegankelijk.
Ik heb mijn twijfels of de raadsvragen wel goed gearchiveerd worden in I-babs. Maar los daarvan, hoelang moet je raadsvragen met de antwoorden bewaren volgens de selectielijst 2020 en onder welke categorie?

Antwoord:

De selectielijst ziet raadsvragen als ‘gewone’ informatievragen en die vallen onder resultaat 6.1.3. Raadsvragen hebben dus in het algemeen een bewaartermijn van 1 jaar.

Daarop zijn 2 uitzonderingen:

• Indien de raadsvraag gaat over een lopende zaak, maakt het onderdeel uit van die lopende zaak en krijgt het de bewaartermijn van die zaak.
• Indien de organisatie vindt dat het een ‘bijzondere’ vraag is, kan ervoor worden gekozen om de vraag permanent te bewaren.

In het algemeen kiest de selectielijst ervoor om veel documenten, zaken en informatie als ‘vernietigbaar’ te bestempelen, om vervolgens het aan de organisatie over te laten welke specifieke zaken, documenten, informatie daarvan uit te zonderen.

Als de selectielijst dat om zou draaien (informatie als B te bestempelen), dan zouden (in dit geval) alle raadsvragen permanent bewaard moeten worden, terwijl veel vragen geen (historische) waarde hebben.