Archivering berichten wethouders aan raadsleden

Beste Zaalberg,

Wij hebben van onze griffie diverse documenten ontvangen voor de archivering. Er zijn veel brieven en berichten van de wethouders gericht aan de raadsleden.

Welke proces kan ik toepassen bij de archivering, ‘Extern bestuurlijk overleg’ of ‘Brieven raadsleden’?

Antwoord:

Archivering is afhankelijk van wat voor soort brieven/berichten het zijn. Het kunnen antwoorden zijn op vragen van raadsleden, informatiebrieven of kunnen onderdeel zijn een bestaande zaak (b.v. het opstellen van een verordening).

‘Brieven aan raadsleden’ is bedoeld voor berichten aan raadsleden die van buitenaf komen.

Als u de documenten van de wethouders in bulk wilt archiveren zou u voor dit zaaktype kunnen kiezen, maar dat is niet geheel correct.

Beter is om elke document te beoordelen en te kijken of deze bij een bestaande zaak hoort, of apart geregistreerd kan worden. Dan kunt u ook beter beoordelen of er documenten tussen zitten die u permanent wilt bewaren omdat ze bijzonder zijn.