Laat u inspireren tijdens de inspiratiedag van de RMTool
Op dinsdag 19 november 2019 organiseert VHIC in het Apollo Hotel in Breda een inspiratiedag rondom de RecordsManagementTool. Wilt u digitaal informatiebeheer onder controle brengen door een praktisch digitaal archief in te richten? Zelf een pre-depot bouwen? Bestanden automatisch opschonen? Schijven onder controle krijgen? Dossiers automatisch verrijken met XML-metadata? De RMTool heeft in meerdere organisaties zijn praktisch nut bewezen. Steeds meer organisaties ontdekken de handige toepassingen die in de tool bijeen zijn gebracht.
De inspiratiedag staat volledig in het teken van de veelzijdigheid van de tool en de manieren waarop u de tool kunt inzetten voor digitaal informatie- en archiefbeheer. We laten u de nieuwe features zien. Gebruikers komen aan het woord en presenteren u de ontwikkelingen die zij hebben doorgemaakt. Daarnaast is er veel ruimte om elkaar te spreken en van gedachten te wisselen over hoe organisaties in Nederland en Vlaanderen de RMTool inzetten.
Voor wie is deze inspiratiedag interessant?
De dag is voor iedereen die interesse heeft in de vele verschillende toepassingen en mogelijkheden van de RMTool.
Datum, locatie en prijs
Datum: Dinsdag 19 november 2019
Tijd: 9:30-16.30 uur
Plaats: Breda
Kosten: Gratis voor klanten die in het bezit zijn van een RMTool én een licentie hebben afgesloten.* Bent u nog geen klant of heeft u niet de volledige licentie? Dan vragen wij een bijdrage van € 199,- p.p.**
Programma
9.15 – 9.45 Ontvangst in de wintertuin van het Apollohotel
9.45 – 10.00 Opening door de dagvoorzitter Karel van de Mieroop
Karel van de Mieroop is adviseur bij VHIC, sinds enkele jaren de contactpersoon voor RMTool en KlasseerTool in België en sinds kort ook in Nederland
10.00 – 10.45 Presentatie Zeeuws Archief door Frank Bloemsaat (coördinator e-Depot) & Stefan Schrier (medewerker digitale informatie)
Het Zeeuws e-Depot.
Het Nationaal Archief kreeg in 2011 de opdracht van het ministerie OCW om een landelijk e-Depot te ontwikkelen voor de Rijksarchieven. Regionaal Historische Centra (RHC’s) kunnen gebruik maken van deze infrastructuur en het Zeeuws Archief ontwikkelt aldus een e-Depot voor de Zeeuwse overheden.
Hoe ver staan we? Wat is de aanpak? Wat zijn de ervaringen? Waar liggen de uitdagingen?
Tot slot geven we een kijkje in de praktische voorbereiding van een overbrenging: export en TMLO-mapping, conversie bestandsformaten en omzetting naar een sidecar-structuur, met gebruik van de RM-tool.
10.45 – 11.15 Koffiepauze
11.15 – 12.00 De RMTool in een Intergemeentelijke context, door Jochen Deprez
Jochen is projectmedewerker bij de Intergemeentelijke Archiefdienst regio Midwest (IGA). Hij vertelt hoe zij de RMTool gebruiken bij het digitaal document- en archiefbeheer als fundamenteel onderdeel van hun dienstverlening aan gemeentes in de regio
12.00 – 12.30 De noodzaak van controle over de omvang van digitale informatie door Ad van Heijst
Een te hoge CO2-uitstoot brengt het klimaat in gevaar. De aarde warmt te snel op, met desastreuze gevolgen. Ook de digitale gegevensberg van particulieren zowel als overheden en het bedrijfsleven draagt bij aan deze te hoge CO2-uitstoot. Uit onderzoeken blijkt dat gegevens in zeer grote omvang worden bewaard, waardoor zij onnodige ruimte innemen. De techniek van het comprimeren van data houdt de enorme groei niet bij, waardoor steeds meer serverparken moeten worden gebouwd. Het adagium “bewaar de informatie maar, het kost toch niets” blijkt niet te kloppen: digitale informatie brengt een fikse kostenpost met zich mee.
In deze bijdrage pleit Ad van Heijst, senior adviseur informatiebeheer, voor een nieuwe kijk op archiefselectie: het toepassen van strenge archiefselectiecriteria voor met name de digitale informatie. Daarbij zullen ook technieken moeten worden ontwikkeld om informatie duurzaam te bewaren, gedurende zeer lange tijd. Een terugkeer naar microfilm, maar dan in een nieuwe gedaante?
12.30 – 13.30 Lunchpauze
13.30 – 14.10 Inspiratiecarroussel – 1 –
Tijdens de Inspiratiecarroussel kunnen deelnemers een keuze maken uit twee presentaties of een bezoek aan het RMTool Atelier.
- 1. “De RMTool bij de Vrije Universiteit Brussel (VUB) – Strategie in een SharePoint omgeving” door Ward Vansteenkiste
Ward, projectmanager bij de VUB, deelt zijn ervaringen bij het gebruik van de RMTool voor digitale overdrachten en beheer van het digitaal archief, met name de impact van de introductie van Microsoft SharePoint. - 2. ‘E-mail bewaring behoeft de aandacht’ door Andre Plat, VNG Realisatie
In Nederland hebben al vanaf 2000 e-mail beleid. In 2018 heeft VNG Realisatie enkele pilots uitgevoerd (zie pilotstarter). Die inzichten worden gedeeld met de deelnemers. VNG Realisatie is aangehaakt op het RDDI programma en heeft een mening over de Capstone methode en wil praktijkbeproevingen stimuleren om de meerwaarde en inspanningen ervan te ervaren en technische hulpmiddelen tot ontwikkeling te laten komen bij gemeenten. Meerdere organisaties zouden in een leerkring met elkaar verbonden gezamenlijk op kunnen trekken. In de vragenronde bespreken we de beelden en mogelijkheden met de deelnemers.
- 3. RMTool atelier
Tijdens het inloop atelier zullen onze consultants aan de hand van uw vragen laten zien hoe u de tool kunt inzetten in uw organisatie. Voor organisaties die de RMTool nog niet kennen is dit een goede eerste kennismaking. Graag horen wij vooraf al wat u graag tijdens deze demosessie zou willen zien.
14.10 – 14.15 Korte pauze om van ruimte te wisselen.
14.15 – 14.55 Inspiratiecarroussel – 2
Tijdens de inspiratiecarroussel kunnen deelnemers een keuze maken uit twee presentaties of een bezoek aan het RMTool Atelier.
- 1. Office365 en de RMTool, door Karel van de Mieroop
Meer en meer organisaties maken de overstap naar het Microsoft Office365 platform, waarbij de Cloud centraal staat met oplossingen als SharePoint Online, OneDrive en Teams. Karel legt uit hoe de RMTool in een dergelijke omgeving kan worden gebruikt om de digitale huishouding op orde te houden en de opbouw van een digitaal archief te ondersteunen. - 2. Grip op uw informatiehuishouding door een combinatie van VIND Informatiemanagement en de RMTool door Jesse de Regt, VHIC
VIND Informatiemanagement is al sinds 2004 een begrip op de Nederlandse overheidsmarkt. Binnen VIND Informatiemanagement wordt het informatiebeleid van een organisatie vastgelegd waaronder welke processen er door de organisatie worden uitgevoerd, welke informatie een informatiesystemen hierbij een rol spelen en hoe er met die informatie moet worden omgegaan.
Als je de RMTool goed wilt inzetten kun je veel inrichtingsregels/principes uit VIND IM halen. Anderzijds kan de RMTool zorgen voor meer structuur op schijven en biedt de tool mogelijkheden om het gedrag van gebruikers van de netwerkschijf te stroomlijnen. Schijven kunnen zo makkelijker worden ingericht conform het gewenste informatiebeleid. Zo vullen beide elkaar prima aan. - 3. RMTool Atelier
Tijdens het inloop atelier zullen onze consultants aan de hand van uw vragen laten zien hoe u de tool kunt inzetten in uw organisatie. Voor organisaties die de RMtool nog niet kennen is dit een goede eerste kennismaking. Graag horen wij vooraf al wat u graag tijdens deze demosessie zou willen zien.
14.55 – 15.15 Koffiepauze
15.15 – 16.15 De RMTool biotoop door Filip Boudrez
De digitale evoluties in onze organisaties blijven zich opvolgen. De biotoop van de digitale informatiespecialist en zijn RMTool staat niet stil. De interactie met bronsystemen voor digitaal archief, met gespecialiseerde archiveringssystemen zoals digitale depots én met gebruikers brengen wijzigingen en uitbreidingen voor de RMTool met zich mee. Niet alleen uitbreidingen in RMTool-functionaliteit, maar ook binnen de RMTool familie. Voor specifieke uitdagingen of functionaliteiten zijn inmiddels de RMT-ZoekTool en de RMT-ExportTool beschikbaar. De start van een eigen RMTool biotoop?
16.15 – 16.30 Afsluiting door dagvoorzitter
In de afsluiting zal Karel van de Mieroop terugblikken op de Inspiratiedag.
16.30 – 17.30 Borrel met Belgisch bier en bitterballen.
Deel uw ervaring met ons
Wij zijn op zoek naar inspirerende verhalen uit de praktijk. Heeft u bijzondere resultaten behaald met behulp van de RecordsManagementTool? Of heeft u een werkwijze ontwikkeld die u graag wilt delen met anderen? Laat het ons weten via info@vhic.nl.
* Voor deelname van klanten die in het bezit van een RMTool en licentie geldt een maximum van 2 aanmeldingen per organisatie.
** Wanneer u nog geen klant bent of geen licentie heeft voor de RMTool en uw organisatie de RMTool aanschaft of een licentie afneemt binnen drie maanden na deze inspiratiesessie, worden de aanmeldingskosten van maximaal twee deelnemers van uw organisatie in mindering gebracht.
Schaf ook de RMTool licentie aan met bijkomend voordeel dat u gratis mag deelnemen aan gebruikersdagen en altijd recht heeft op de laatste versie van de RMTool, zonder bijkomende kosten.
