Inspiratiedag RMTool

Laat u inspireren! Op vrijdag 9 november 2018 organiseert VHIC in het Apollo Hotel in Breda een inspiratiedag rondom de RecordsManagementTool, de digitale gereedschapskist voor de informatiespecialist. Wilt u digitaal informatiebeheer onder controle brengen door een praktisch digitaal archief in te richten, zelf een pre-depot te bouwen, bestanden automatisch op te schonen, schijven onder controle te krijgen, dossiers automatisch te verrijken met XML-metadata? De RMTool heeft in meerdere organisaties zijn praktisch nut bewezen. Steeds meer organisaties ontdekken de handige toepassingen die in de tool bijeen zijn gebracht. Graag tonen wij u hoe de RMTool het afgelopen jaar is ontwikkeld.

De inspiratiedag staat volledig in het teken van de veelzijdigheid van de tool en de manieren waarop u de tool kunt inzetten voor digitaal informatie- en archiefbeheer. We laten u de nieuwe features zien, zoals het aanmaken van ToPX sidecarstructuren, waarmee digitale bestanden met een metadata wrapper in het e-depot kunnen worden opgenomen. Gebruikers komen aan het woord en presenteren u de ontwikkelingen die zij hebben doorgemaakt. We laten u de roadmap zien voor de ontwikkelingen die de tool nog zal doormaken de komende jaren. Daarnaast is er veel ruimte om elkaar te spreken en van gedachten te wisselen over hoe organisaties in Nederland en Vlaanderen de RMTool inzetten.

Voor wie is deze inspiratiedag interessant?

De dag is voor iedereen die interesse heeft in de vele verschillende toepassingen en mogelijkheden van de RMTool.

Datum, locatie en prijs
Datum: Vrijdag 9 november 2018
Tijd: 9:15-17.00
Plaats: Breda
Kosten: Gratis voor klanten die in het bezit zijn van een RMTool én een onderhoudsabonnement hebben afgesloten.* Bent u nog geen klant of heeft u niet het volledige abonnement? Dan vragen wij een bijdrage van € 199,- p.p.**

Het programma

 9.15 – 9.45    Ontvangst en registratie

 9.45 – 10.00  Opening – welkomswoord

10.00 – 10.45  Een e-depot voor iedereen

Mart Lenders en Casper Horlings van de gemeente Echt-Susteren (32.000 inwoners) vertellen over de proef die zij hebben gehouden met een digitaal archief. Binnen de organisatie werd een nieuw DMS aangeschaft en de informatie uit het oude DMS werd veilig gesteld in het digitaal archief. Dit digitale archief bevat inmiddels de bestuurlijke besluitvorming, dossiers afkomstig van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en filmmateriaal. Hoe dit proces is verlopen doen Mart en Casper u graag uit de doeken.

10.45 – 11.15 Koffie/thee pauze

11.15 – 12.00 De Archiefschijf als semi-statisch archief

Tijdens deze presentatie van Soizik van Huele en Sofie Roebben van de Provincie Antwerpen hoort u meer over de inzet van de RMTool bij het digitaal overdragen en het digitaal archiveren bij deze organisatie. Het provinciebestuur heeft voor het semi-statisch beheer van zijn digitale archieven een archiefschijf ingericht. Dit digitale archief wordt beheerd met de RMTool. Ook voor de metadatering en de overbrenging van digitale dossiers wordt de RMTool gebruikt. De archivarissen Soizik van Huele en Sofie Roebben werken hiervoor samen met de informatiebeheerders van de provinciale administratieve diensten. In hun presentatie lichten ze toe hoe ze de digitale overdrachten en de opname in het digitale archief hebben georganiseerd.

12.00 – 13.00 Lunchpauze

Tijdens de lunch kunt u het RMTool Atelier bezoeken. Het Atelier vindt plaats in een van de plenaire ruimtes en is een plaats waar vragen gesteld kunnen worden over de RMTool (live helpdesk/demo’s).

13.00 – 14.05 Workshop ronde 1

Deelnemers maken een keuze uit 2 van de 3 workshops. De workshops duren 30 minuten.

  1. De RMTool als pre-ingesttool gepresenteerd door Stadsarchief Rotterdam
  2. De RMTool als ToPX-ingest bij opname van bouwvergunningen in het e-depot, gepresenteerd door Jean-Luc Rouvroye van het Brabants Historisch Informatie Centrum
  3. Het beheer van digitale archieven van particuliere archiefvormers met behulp van de RMTool door Harco Gorter van het Noord-Hollands Archief.

14.05 – 14.25 Koffie/thee pauze

14.25 – 15.30 Workshop ronde 2

Deelnemers maken een keuze uit 2 van de 3 workshops. De workshops duren 30 minuten.

  1. Ontwikkelingen in het Vlaamse land, gepresenteerd door Karel van de Mieroop, consultant RMTool VHIC België.
  2. Een datalek voorkomen: grip op uw inboxen met inzet van de ClassiFiler, door Tineke en Ad van Heijst, VHIC
  3. Maak kennis met de vele mogelijkheden van Freshdesk de helpdesktool voor de RMTool gebruikers door Mark Rijpkema en Peter den Dulk, VHIC

15.30 – 16.00 De Roadmap van de ontwikkeling van de RMTool door Filip Boudrez.

16.00 – 16.15 Afsluiting

16.15- 17.15 Borrel

Deel uw ervaring met ons

Wij zijn op zoek naar inspirerende verhalen uit de praktijk. Heeft u bijzondere resultaten behaald met behulp van de RecordsManagementTool? Of heeft u een werkwijze ontwikkeld die u graag wilt delen met anderen? Laat het ons weten via info@vhic.nl.

* Voor deelname van klanten die in het bezit van een RMTool en onderhoudsabonnement  geldt een maximum van 2 aanmeldingen per organisatie.
** Wanneer u nog geen klant bent of geen abonnement heeft op de RMTool en uw organisatie de RMTool aanschaft of een onderhoudsabonnement afsluit binnen drie maanden na deze inspiratiesessie, worden de aanmeldingskosten van maximaal twee deelnemers van uw organisatie in mindering gebracht.

Schaf ook het RMTool abonnement aan met bijkomend voordeel dat u gratis mag deelnemen aan gebruikersdagen en altijd recht heeft op de laatste versie van de RMTool, zonder bijkomende kosten. 

 

Meer weten over de RecordsManagementTool?

 

In contact

Heeft u vragen over de RMTool of over de inspiratiedag?

Wij helpen u graag. Neem contact met ons op via telefoon: 070 319 41 84 of mail ons.