Naar aanleiding van de presentatie van woningcorporatie Vestia kwamen veel vragen binnen bij de moderators van het digitale event. Omdat er onvoldoende tijd was om de vragen te beantwoorden, heeft het presentatieteam de vragen na afloop beantwoord. Hieronder vindt u een overzicht van de vragen en de antwoorden:

  1. DIV heeft een nieuwe, adviserende taak gekregen. Hoe is deze nieuwe, coachende rol, ontvangen in de organisatie?

Goed ontvangen en we zijn nadrukkelijker betrokken bij veranderingen van processen en ICT vraagstukken. Men ons weet ons op voorhand te vinden en zitten meer ‘aan tafel’ bij overleggen.

  1. Welke winst heeft het werken met de RMTool jullie opgeleverd?

Vooral inzichten na testperiode en nu gaan we naar de implementatiefase en dan gaat ons in meerdere opzichten winst opleveren.

  1. Waarom is er zoveel aandacht voor de netwerkschijven ? Meer en meer zit de te archiveren en authentieke informatie in (vak)applicaties. Nauwelijks haalbaar om een volledig dossier samen te stellen via de netwerkschijf.

Er staan te veel archiefwaardige documenten op de schijven die thuishoren in het DMS. Netwerkschijven zijn voor werkdocumenten en DMS voor archiefdocumenten. We adviseren dan ook geen dossiers op de schijven te vormen.

  1. Vallen jullie onder het regime van de archiefwet en hoe willen jullie ‘AVG proof’ bereiken?

Nee officieel niet aan de archiefwet maar we volgen wel de uitgangspunten. Status AVG proof proberen we voor zover mogelijk aan de ‘voorkant’, bij vastlegging met metadata, en met terugwerkende kracht te bewerkstelligen.

  1. Wij zijn ook bezig met rm tool en opruimen schijven . ik merk dat het voor gebruikers heel lastig is om te bepalen wat werkdocument is en wat ‘archiefdocument’ is. Een presentatie kan bijvoorbeeld ook te bewaren zijn (bijvorobeeld presentatie aan de raad) Hoe hebben jullie dat uitgelegd aan de gebruikers.

Wij benadrukken in de organisatie het verschil tussen een document wat het handelen van de organisatie betreft, archiefdocument, of dat het een document letterlijk in bewerking is en blijft. Dit communiceren we regelmatig in interne berichtgeving net als andere zaken en lichten we dit ook toe in trainingen DMS.

  1. Hebben jullie standaarden/afspraken over mapnamen en documentnamen, zo ja, zouden jullie die dan willen delen?

We hebben in ons archiefbeleid een bijlage over dataopslagbeleid.

  1. Heeft Vestia een medewerker in dienst die optreedt als een soort functioneel applicatiebeerder voor de RM Tool? Of doet elke DIV medewerker zijn eigen ding in de RM Tool?

Nee daar moeten we nog een ‘ei’ over leggen.

  1. Melissa, je noemde een aantal voordelen van het gecentraliseerde informatiebeheer. Was het management hier ook van overtuigd? Hoe heb je de handen op elkaar gekregen om dit mooie traject te mogen starten, om de afdeling te kunnen ombouwen?

Veel onduidelijkheid en versnippering van informatie beheer in de organisatie. Met centralisatie streven naar eenduidigheid van beheer en samenbrengen van kennis. Voordelig effect kosten- en tijdsbesparend.

  1. Hoe is het gesteld met de snelheid om resultaten uit de i-navigator te genereren met 10 milj bestanden?

Dat moeten we nog meer in de praktijk, LIVE in productie, gaan ervaren.

  1. Wanneer je een opschoonactie hebt gedaan, hoe voorkom je dan dat de verwijderde dubbele bestanden weer teruggezet worden?

Weg is weg. Wel altijd pas verwijderen na akkoord van de proceseigenaar.

  1. Wat is relatie AVG met RM tool? Hoe bepaal je of document weg moet ikv AVG? Zonder dat je miljoen documenten moet gaan openen?

De RM Tool is een middel om AVG gerelateerde documenten op te kunnen sporen.

  1. Loop je niet het gevaar dat bij het opsporen en verwijderen van dubbele documenten dat er niet te veel documenten worden vernietigd die weliswaar hetzelfde zijn maar er in een andere context staan?

Zeker. Maar dat is een minimaal gevaar en weegt niet op tegen het belang van te veel bewaren wat ook weer risico’s met zich meebrengt.

  1. Gaat het schonen van de schijven met de RM-tool geautomatiseerd of creëert de tool alleen inzicht en moet het schonen uiteindelijk handmatig? En hoe bepaalt de tool of een document een dubbeling is? Kijkt het daarbij alleen naar bestandsnaam of ook andere metadata?

Het is een ‘semi-geautomatiseerd proces. Je kunt meerdere criteria meegeven om met meer zekerheid te bepalen of documenten daadwerkelijk dubbel zijn. Op naam of op inhoud of beide. Er zit wel een stukje handmatig bij en dat zal je houden.

  1. Wat zijn de ervaringen in de gesprekken met de proceseigenaren, in welke mate lukt het om medewerkers zelf verantwoordelijk te laten zijn voor hun informatie?

Positief want de managers en proceseigenaren hebben van de directie de opdracht gekregen data te schonen, zeker met betrekking tot de AVG. En daarbij zijn wij ondersteunend en adviserend met onze kennis en expertise.

  1. Hebben jullie ook beleid bepaald voor back-ups?

Dit is belegd bij ICT.

  1. ICT is in Nederland in veel organisaties een hindernis die je moet nemen om de RMTool in te voeren, aangezien zij de active directory beheren. Hoe is dit jullie gelukt?

Iedereen, we herhalen, iedereen, die betrokken zijn bij het betreffende proces, dus ook ICT, meenemen in je plannen en gesprekken.

  1. Jullie noemden ook de AVG … hoe hebben jullie de RM-tool gebruikt om de bestanden te beoordelen en evt. actie te ondernemen (verwijderen??)

Zie vraag 11.

  1. Een van de aanvullende wensen van Vestia is een link vanuit een Excel-rapportage naar ………..? Waar moet deze link naar ‘linken’?

Naar het path/adres waar de dubbele(n) staan. Dit is gebruiksvriendelijk voor de verantwoordelijke die moet/wil controleren en opschonen.

  1. Welke rechten heb je nodig op de mappen als je de tool wil inzetten voor onder meer controles op de structuur en het zoeken naar dubbele documenten?

Dat die mogelijkheid in de tool zit is bekend en je kunt gebruikers rechten verstrekken maar daar zijn wij in de testperiode niet aan toe gekomen.

  1. Wie bepaald welke dubbele documenten verwijdert worden? Wie bepaald waar het (enige) te bewaren document blijft staan? Worden in plaats van de dubbele documenten snelkoppelingen geplaatst, zodat gebruikers tocht op de door hen gewenste plaats naar dat ene document kunnen?

Proceseigenaar. Team DIV adviseert. Voor linkjes zie vraag 18.

  1. We willen als gemeente de focus leggen op zaakgericht werken in het DMS dat we momenteel aan het inrichten zijn. Daarnaast zie ik toegevoegde waarde in de RMtool. Echter, wil ik ook niet het werken op netwerkschijven ‘promoten’ door het gebruik van de RMtool. Op welke wijze kan ik deze twee zaken goed laten samenwerken?

Archiefdocumenten dienen opgeslagen te worden in DMS en werkdocumenten op de netwerkschijven. Door deze zaken helder te scheiden kunnen ze elkaar goed aanvullen in het kader van kennis delen.