Deelnemers die betrokken zijn bij het Nederlandse E-RIHS netwerk hebben in principe voorrang, maar ook geïnteresseerden en gemotiveerde cursisten afkomstig van andere musea, universiteiten en onderzoeksinstellingen, met een duidelijke connectie met de heritage sciences, zijn meer dan welkom.
De organisatie streeft naar een diverse en gebalanceerde vertegenwoordiging vanuit de Nederlandse musea en onderzoeksinstituten, met bij voorkeur niet meer dan twee of drie deelnemers per organisatie. Er kunnen maximaal 15 deelnemers meedoen, bij meer inschrijvingen dan beschikbare plaatsen wordt er een wachtlijst gehanteerd. Na inschrijving wordt deelname binnen enkele dagen bevestigd.