ClassiFiler m.b.t. het archiveren van agenda’s

Beste Zaalberg,

Graag zou ik informatie inwinnen over de ClassiFiler/KlasseerTool m.b.t. het archiveren van agenda’s. Ik ben op zoek naar een middel om de Outlookagenda’s van onze medewerkers te archiveren. Op basis van de informatie op de website en de factsheet over de ClassiFiler/KlasseerTool heb ik al kunnen afleiden dat agenda’s met behulp van de ClassiFiler geautomatiseerd in XML-formaat kunnen worden gearchiveerd.

Nu ben ik erg benieuwd hoe de volgende zaken zijn geregeld:
1. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd?
a. Welke metadata (afzender/geadresseerde, onderwerp, datum)
b. Bijlagen
c. Privé-afspraken (En zo ja, in hoeverre zijn deze in te zien?)
2. Waar worden de agenda’s opgeslagen?
3. Hoe worden de agenda-onderdelen opgeslagen? (Gebeurt dit bijv. per item of per periode?)
4. Op basis van welke informatie kun je agenda-items terugzoeken? (Alleen via metadata of ook full text?)
5. Hoe vaak worden de agenda’s gearchiveerd?
6. In hoeverre gebeurt het archiveren van agenda’s geautomatiseerd? Welke handmatige handelingen zijn nodig?
7. Is er een directe koppeling met een DMS mogelijk?

Antwoord:

1. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd?
a. Welke metadata (afzender/geadresseerde, onderwerp, datum)
De volgende metadata wordt gearchiveerd:
Onderwerp, datum en tijdstip, organisator, locatie, bericht, geadresseerden/genodigden.
b. Bijlagen
Ja.
c. Privé-afspraken (En zo ja, in hoeverre zijn deze in te zien?)
Er is een optie om aan te geven of privé-afspraken wel of niet gearchiveerd moeten worden. In het raadpleeg/zoekscherm voor een gearchiveerde Outlookagenda zijn privé-afspraken ook in te zien voor de gebruiker als deze deel uitmaken van de gearchiveerde agenda. Als er beperkingen gelden op het mogen inzien van privé-afspraken voor geautoriseerde organisatieonderdelen zoals het bestuurssecretariaat en/of DIV, is een manier om hiermee om te gaan, twee versies van de agenda archiveren. De eerste versie is de volledige agenda, incl. privé-afspraken waar geautoriseerde organisatieonderdelen toegang toe hebben en een tweede versie van de agenda bevat enkel de andere, openbare agenda-items waar andere organisatieonderdelen zicht op mogen hebben.

2. Waar worden de agenda’s opgeslagen?
De Outlook-agenda-items worden in één xml-bestand opgeslagen. De bijlagen worden in een aparte map geplaatst. Beide vormen samen het “information package” dat je in het digitaal archief kan opnemen. In het raadpleegscherm zijn per agenda-item de eventuele bijbehorende bijlagen te zien. Het xml-bestand en de map met bijlagen) kunnen in elke beheeromgeving (DMS, Zaaksysteem, e-depot, vakapplicatie, etc.) worden opgenomen waar het toegestaan is om xml-bestanden en mappen en andere (computer)bestanden in op te slaan.
3. Hoe worden de agenda-onderdelen opgeslagen? (Gebeurt dit bijv. per item of per periode?)
De gearchiveerde agenda is één xml-bestand met alle items. De te archiveren periode kan door de gebruiker zelf worden opgegeven op het moment dat de agenda wordt gearchiveerd.
4. Op basis van welke informatie kun je agenda-items terugzoeken? (Alleen via metadata of ook full text?)
Er kan gezocht worden op: datum van de vergadering, onderwerp en full-tekst in de inhoud van het bericht dat in het vergader-item is gezet.
5. Hoe vaak worden de agenda’s gearchiveerd?
De gebruiker bepaalt zelf of en hoe vaak een agenda wordt gearchiveerd.
6. In hoeverre gebeurt het archiveren van agenda’s geautomatiseerd? Welke handmatige handelingen zijn nodig?
Er wordt niets afgedwongen in de zin van dat volautomatisch (periodiek) een agenda wordt gearchiveerd zonder tussenkomst van de gebruiker. Het is dus aan de gebruiker om een archiveringsactie te starten.
7. Is er een directe koppeling met een DMS mogelijk?
Het is mogelijk om zonder koppeling een gearchiveerde agenda in een DMS op te nemen. Bijv. op onderstaande manier:
• Periodiek en/of naar aanleiding van bepaalde gebeurtenissen zoals een bestuurswissel, archiveert het bestuurssecretariaat of DIV de agenda(s) van (een) bestuurder(s) met behulp van de ClassiFiler/KlasseerTool
• Het xml-bestand en de map met de eventuele bijlagen (het geheel van het xml-bestand en de map met eventuele bijlagen is feitelijk de gearchiveerde agenda) worden op een afgesproken locatie op een netwerkschijf gezet
• Een dossier wordt aangemaakt in het DMS door de gebruiker
• Het xml-bestand en de map met eventuele bijlagen worden in het dossier geplaatst door de gebruiker vanaf de netwerkschijf
• Het dossier wordt eventueel van aanvullende metadata, zoals een omschrijving, voorzien
• Het dossier wordt afgehandeld door de gebruiker
• De agenda kan van de netwerkschijf worden verwijderd

Tot slot, het is mogelijk om vanuit het raadpleeg/zoekscherm afspraken te exporteren naar een .CSV-bestand. De metadata (zie vraag 1a) van de afspraken wordt in het .CSV-bestand gezet. De gebruiker kan zelf bepalen welke afspraken in een .CSV-bestand worden gezet. Deze functionaliteit hebben wij ingebouwd naar aanleiding van een gebruikersorganisatie die dit nodig had voor WOB-verzoeken.

N.B. Dinsdag 19 november a.s. wordt de Inspiratiedag RMTool gehouden en hier wordt de ClassiFiler ook in meegenomen. Meer weten of u aanmelden? Klik dan hier.