Waardering documenten cliëntendossiers periode 2007-2017
Beste Zaalberg,
Met terugwerkende kracht gaan wij als gemeente, aan de processen Werk en Inkomen (in de Suite) bewaartermijnen koppelen m.b.v. de verschillende Selectielijsten 2012, 2017 en 2020. Mijn vraag gaat nu over de documenten uit de periode 2007-2017, vallende dus onder de Selectielijst 2012. Kunnen wij hierin volstaan door álle documenten dezelfde bewaartermijn te geven? En wat is die bewaartermijn precies? (Vernietigen 7 jaar na vervallen belang?)
Of moeten we bijvoorbeeld een aanvraag bijstandsuitkering en een sanctie/boete (als zijnde Handhaving) verschillend waarderen?
Antwoord:
Technisch gesproken heeft de selectielijst 1996 (actualisatie 2012) die t/m 31 december 2016 geldig was, een bewaartermijn van 20 jaar. Die termijn was gebaseerd op de Wet boete en maatregelen, een wet die door een gerechtelijke uitspraak al snel onuitvoerbaar werd. In de praktijk kozen veel gemeenten ervoor om vanwege de administratieve last niet 20 jaar te hanteren, maar 7 jaar na einde voorziening. Daarvoor hebben veel gemeenten in het verleden een besluit laten nemen door B&W. Ik neem aan dat ook uw gemeente een dergelijk besluit heeft genomen.
De selectielijsten 2017 en 2020 hanteren een bewaartermijn van 10 jaar na einde uitkering en voor sanctie/boetes 10 jaar na afhandeling (nadat dus de sanctie is komen te vervallen of nadat een terugvordering is afgerond). In die selectielijsten is dus een verschil in bewaartermijnen tussen uitkeringen en sancties/handhaving. De reden daarvan is dat het conform de AVG niet wenselijk is om iemand jarenlang na te dragen dat hij/zij iets verkeerds heeft gedaan.
Uw vraag gaat over de periode 2007-2017. Technisch gesproken geldt daarvoor een bewaartermijn voor van 20 jaar onder de selectielijst 1996. Alleen voor het jaar 2017 geldt dan de bewaartermijn van 10 jaar na einde uitkering (of na einde sanctie).
Mijn advies is om in overleg met de Archivaris een keuze te maken die het meest praktisch is. Dat kan zijn door de afspraak te maken dat de selectielijst 2017 op de hele serie (2007-2017) wordt toegepast (10 jaar) of dat op de hele serie de selectielijst 1996 wordt toegepast en dan de termijn van 7 jaar aan te houden.